1. Konzept erstellen

Doch wie lässt sich in der Praxis ein tragfähiger Ansatz für Hybrid Working umsetzen? Für die Digital-und Innovationsagentur Futurice ist diese Art der Zusammenarbeit nichts Neues, denn schon vor der Corona-Pandemie arbeiteten Designer, Entwicklerinnen und Strategen über verschiedene Standorte in Europa in den unterschiedlichen Teamkonstellationen zusammen. Daraus ergaben sich erprobte Ansätze, wie ein gemeinsames Arbeiten über verschiedene Orte hinweg umgesetzt werden kann.

Im ersten Schritt empfiehlt es sich, ein gemeinsames Konzept zu erarbeiten. Darin sollten Kriterien und Anforderungen aus verschiedenen Fachbereichen des Unternehmens aber auch der Kundschaft einfließen. Andere Erfahrungen, wie beispielsweise aus globalen Rollen oder besonderen Familiensituationen, sind wertvoll. Ein Beispiel: Beim Start eines neuen Projekts kann es für Kunden und Kundinnen von Vorteil sein, wenn Mitarbeitende eines Dienstleisters vier Wochen vor Ort tätig sind. In solchen Fällen, aber auch bei der Arbeit im Home-Office, sind arbeitsrechtliche Vorgaben und Anforderungen in punkto Datenschutz zu berücksichtigen. Deshalb ist die HR-Abteilung bei der Erstellung des Hybrid-Work-Konzepts einzubeziehen. Gegebenenfalls werden noch die Geschäftsleitung und die Arbeitnehmervertreter beteiligt.

2. Basiscamp-Ansatz fahren

Ein wesentlicher Punkt bei Hybrid-Work-Modellen ist, dass das Büro nicht mehr das zentrale "Basislager" für die Mitarbeitenden ist. Vielmehr gibt es drei Camps, zwischen denen Beschäftigte wechseln: das Firmenbüro, das Home-Office und der Arbeitsplatz beim Kunden. Welcher Ansatz am besten passt, legen idealerweise die entsprechenden Teams fest. Sie wissen beispielsweise am besten, wann die physische Präsenz erforderlich ist oder ob Online-Meetings ausreichen.

Nach ersten Erfahrungswerten in einigen Unternehmen bietet es sich an, dass Beschäftigte etwa zwei bis drei Tage pro Woche im Firmenbüro arbeiten. Das erleichtert den Informationsaustausch und ist außerdem hilfreich für das Gemeinschaftsgefühl. Die Entscheidung, wann ein Teammitglied an einem Arbeitsplatz im Unternehmen tätig ist, sollte allerdings nicht "von oben" getroffen werden, etwa durch die Geschäftsführung. Das führt dazu, dass die Motivation der Angestellten leidet.

Vielmehr sind die Arbeitsgruppen selbst in der Pflicht, die optimale Mischung aus Arbeit vor Ort und Remote Work zu finden. Dabei sind auch Punkte zu beachten wie spezielle Sicherheitsanforderungen bei Projekten oder der Vertraulichkeitsgrad der Informationen. Solche Faktoren können es erforderlich machen, dass ein Teammitglied überwiegend im Firmenbüro tätig ist.

3. Entscheidungskompetenz ausbauen

Wichtig bei Hybrid Working ist, den Beschäftigten ein hohes Maß an Vertrauen entgegenzubringen und Autonomie zu ermöglichen. Das erfordert eine Unternehmenskultur, die durch Offenheit und den Mut zu Neuerungen geprägt ist. Aber diese stellt nicht nur die HR-Abteilung und das Management vor Herausforderungen, sondern auch die Mitarbeitenden. Um diese dabei zu unterstützen, selbstständig die "richtigen" Entscheidungen zu treffen, bieten sich Hilfsmittel an wie das 3x2-Prinzip.

Es funktioniert folgendermaßen: Der Mitarbeiter oder die Mitarbeiterin bewertet eine Entscheidung zunächst anhand von drei Kriterien: was sie für ihn selbst bedeutet, welche Auswirkungen sie für Teammitglieder hat und welche Konsequenzen für die Kunden damit verbunden sind. Ergänzend dazu erfolgt die Bewertung, welche Folgen eine Entscheidung jetzt und in Zukunft hat.

Diese Analyse hilft dabei, Arbeitsprozesse zu definieren – und damit auch den optimalen Arbeitsort. So kann es von Nutzen sein, einen Jour fixe festzulegen, an dem sich alle Teammitglieder einmal im Monat oder alle 14 Tage im Firmenbüro treffen.

4. Mentor für neue Mitarbeiter

Eine spezielle Herausforderung im Zusammenhang mit Hybrid Working ist das Onboarding von "Newbies" im Unternehmen. Futurice zum Beispiel stellt deshalb jedem Neuankömmling einen "Buddy" zur Seite. Dieser führt in Abläufe und Arbeitsgebiete ein, stellt dem Neuling die Kollegschaft vor und erläutert die Kollaborations- und Videokonferenz-Tools, die das Team einsetzt.

Im Idealfall erfolgt diese Einführung vor Ort im Firmenbüro. Seit der Corona-Pandemie kommen dabei jedoch verstärkt Videokonferenz-Lösungen wie Google Meet oder Microsoft Teams zum Einsatz. Ihr Vorteil ist, dass sich ein neuer Mitarbeiter oder eine neue Mitarbeiterin im wahrsten Sinne des Wortes ein Bild von neuen Teammitgliedern machen kann und leichter Zugang zu der Arbeitsgruppe findet.

5. Internes "Networking" optimieren

Zu den größten Herausforderungen von Hybrid Working zählt, den internen Informationsfluss am Laufen zu halten. Mal kurz dem Kollegen im Nachbarzimmer eine Frage zu stellen oder beim Small Talk in der Teeküche Details über ein neues Projekt zu erfahren, funktioniert nicht. Das Networking der Beschäftigten sollte daher auf eine "elektronische" Basis gestellt werden. Dabei helfen Tools wie "Donut" im Zusammenspiel mit Collaboration-Tools wie Slack und Teams. Damit können Teams beispielsweise einen virtuellen Plausch vereinbaren.

Einen Schritt weiter gehen Werkzeuge wie Lunch Roulette. Diese Software wählt zwei Unternehmensangehörige aus, die bislang wenig Kontakt miteinander hatten und vereinbart für diese ein echtes oder virtuelles Mittagessen. Auf diese Weise wird das Networking im Unternehmen ausgebaut und der Informationstransfer optimiert. Ein weiterer Vorteil von Lunch Roulette: Mit solchen Lösungen lassen sich Mitarbeitende aktivieren, die weniger kommunikationsfreudig sind oder dazu neigen, sich im Home-Office zu "verschanzen".

6. Wissen transparent machen

Um transparent zu machen, über welches spezielle Know-how Mitarbeiter und Mitarbeiterinnen verfügen, können Unternehmen zudem auf KI-basierte Tools wie BubbleBurster 3000 zurückgreifen. BubbleBurster arbeitet wie eine Internet-Suchmaschine. Sie wertet den unternehmensinternen "digitalen Fußabdruck" eines Mitarbeitenden aus, um ein Profil von dessen beruflichen Fähigkeiten und Interessen zu erstellen. Private Daten bleiben dabei außen vor.

Eine solche Software macht beispielsweise transparent, in welche Projekte Beschäftigte involviert sind, mit welchen Kundinnen und Kollegen sie zusammenarbeiten und um welche Fragestellungen und Technologien es dabei geht. Angestellte, die sich mit vergleichbaren Themen beschäftigen, erhalten dadurch die Möglichkeit, auf die Expertise der Kollegen zurückzugreifen. Das ist vor allem für Unternehmen ein Vorteil, die mehrere Standorte unterhalten und deren Teams in großem Maßstab auf Hybrid Work setzen.

Die Befürchtung des Managements, dass mit Hybrid Work das große Chaos im Unternehmen ausbricht, ist übertrieben. Im Gegenteil: Mit dieser Form des Arbeitens sind Firmen in der Lage, variabler zu agieren und Mitarbeitenden flexiblere Arbeitsmöglichkeiten zu bieten. Das macht das Unternehmen für Fachkräfte attraktiver.

Allerdings setzt Hybrid Work voraus, dass HR-Abteilung, Führungskräfte, Teamleiter und die Teammitglieder eng zusammenarbeiten. Sie müssen sicherstellen, dass Prozesse weiterhin funktionieren und neue Erfahrungen, die im Zusammenhang mit Hybrid Working entstehen, in diese Abläufe Eingang finden. Nur dann profitieren alle Beteiligten von diesem Konzept: das Unternehmen, die Angestellten und letztlich auch dessen Kundschaft. (hk/mp)