Wann Managed Services sich lohnen

Diese IT-Aufgaben sollten Sie loswerden

Zoran Olujic ist Experte für Managed Services mit den Disziplinen Managed Public & Private Cloud Services, Managed SAP/HANA und Hosting/Colocation. Er ist seit über 14 Jahren in der IT-Branche tätig, davon 12 Jahre bei einem US-amerikanischen IT- und Beratungsunternehmen mit weltweiter Ausrichtung und international flächendeckender Präsenz. Zoran Olujic verantwortet die Business Unit IT-Operations bei der Axians IT Solutions (ehemals Fritz & Macziol).
Wer ausgewählte IT-Leistungen als Managed Services bezieht, gewinnt Zeit für Innovationen und kann Kosten sparen. Aber welche IT-Aufgaben sollten Unternehmen zuerst auslagern?

Drei Viertel der CIOs haben den Auftrag die Digitalisierung auszubauen, so die Studie "IT-Trends 2017" von Capgemini. Weiterhin gehen acht von zehn Befragten davon aus, dass die Digitalisierung das Geschäftsmodell ihrer Branche beeinflusst und disruptive Veränderungen mit sich bringen wird.

Managed Services entlasten den IT-Betrieb von Routineaufgaben.
Managed Services entlasten den IT-Betrieb von Routineaufgaben.
Foto: Billion Photos - shutterstock.com

Das Dilemma: Gleichzeitig liegt der Anteil des IT-Budgets, das für Innovationen zur Verfügung steht, nur bei 13,5 Prozent. Den Löwenanteil nimmt weiterhin der Betrieb ein (47,3 Prozent), dicht gefolgt von den Ausgaben für Updates, Aktualisierungen und Erweiterungen (24,4 Prozent).

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Weiterhin nehmen die Fachabteilungen Innovationen selbst in die Hand. Laut Studie, weil beispielsweise die Ausgaben nicht im IT-Budget vorhanden sind (37,6 Prozent) oder weil die eigene IT nicht zeitnah liefern kann (16,2 Prozent). In der Folge sind Fachabteilungen oft unzufrieden mit der Geschwindigkeit der IT-Abteilung bei der Umsetzung von Anforderungen. Im schlimmsten Fall hat der Umweg an der IT vorbei große Auswirkungen auf den Unternehmenserfolg.

Managed Services haben das Potenzial, diesen Druck abzubauen. Indem CIOs ausgewählte IT-Leistungen an externe Spezialisten vergeben, verschaffen sie sich den dringend nötigen Freiraum für die wirklich wichtigen Themen - nämlich die Projekte, die aus den Fachabteilungen kommen und das Kerngeschäft der Unternehmen vorantreiben. Außerdem können sie auf diese Weise langfristig Kosten sparen und bekommen mehr Handlungsspielraum zurück. Dabei stellt sich die Frage: Wie sollte man vorgehen und was kann man als Erstes auslagern?

Infrastruktur als Service beziehen

Der Bereich, der sich am offensichtlichsten für eine Auslagerung eignet, ist die IT-Infrastruktur. Aus wirtschaftlichen Gesichtspunkten lohnt es sich heute für ein Unternehmen kaum noch, in ein eigenes Rechenzentrum zu investieren. Denn Server, Netzwerktechnologie und Storage kann man flexibel und passgenau bei einem Cloud- und Managed-Services-Provider beziehen, gleich im Paket mit den erforderlichen Administrationsdienstleistungen.

Für maximale Sicherheit und Performance stellen gute IT-Anbieter die Systeme in Hochleistungsrechenzentren in Deutschland zur Verfügung. Entscheidend ist: IT-Verantwortliche müssen sich selbst keine Gedanken mehr über die Hardware machen und auch kein Geld für neue Geräte ausgeben. Stattdessen buchen sie einen Service, der eine zuvor klar definierte Aufgabe erfüllt. Welche Systeme im Hintergrund arbeiten, ist dafür unerheblich.

Und genau dies ist der springende Punkt: Es geht nicht mehr darum, die neuesten Server-, Storage- oder Netzwerkkomponenten auszuwählen. Die Produkte verschiedener Hersteller in diesem Bereich unterscheiden sich heute ohnehin nur noch marginal. Im Vordergrund steht die Frage, welche Aufgaben das Datacenter erfüllen soll. Dafür müssen CIOs klare Anforderungen und Services definieren.

Backup auslagern

Ein Paradebeispiel für einen Managed Service ist das Thema Backup. Im eigenen Rechenzentrum verursachen diese immer größeren Datenvolumina Hardware-Kosten und binden personelle Ressourcen. Denn Unternehmen müssen in Speicherplatz investieren und sich mit rechtlichen Rahmenbedingungen für die Archivierung auseinandersetzen.

Ein Managed-Services-Provider, der Backup für viele Kunden anbietet, hat die nötige Hardware dagegen ohnehin zur Verfügung - und kann sie jederzeit bedarfsgerecht skalieren. Damit sparen Unternehmen Anschaffungskosten und gewinnen Flexibilität. Gleichzeitig profitieren sie vom Expertenwissen des Anbieters, der sich mit rechtlichen Vorgaben auskennt und diese nach neuestem Stand umsetzt.

Standardaufgaben abgeben

Prädestiniert für eine Auslagerung an einen externen Dienstleister sind zudem alle Standardaufgaben, die nicht unmittelbar zur Wertschöpfung beitragen und kein unternehmensspezifisches Know-how erfordern. Dazu zählen zum Beispiel die Bereitstellung und Administration des E-Mail-Systems oder der SAP-Basisbetrieb. Beides ist hochstandardisiert und kann hervorragend von einem externen Dienstleister gemanagt werden.

Auch Standardanwendungen für Collaboration, zum Beispiel Office 365, SharePoint oder Skype for Business, muss man nicht selbst betreiben. Sie binden nur Ressourcen, die man besser für wichtigere Themen einsetzen sollte.

Expertenwissen für neue Systeme nutzen

Immer, wenn ein Unternehmen ein neues System einführt oder einen Wechsel von einem System auf ein anderes vollzieht, stellt sich die Frage: Lohnt es sich, das dafür nötige Know-how im eigenen Haus aufzubauen? Oder ist es rentabler, das Thema gleich an einen externen Spezialisten zu übergeben?

In vielen Fällen bietet es sich an, mit einem Managed-Services-Provider zusammenzuarbeiten, zum Beispiel bei der Einführung von SAP Hana oder bei der Migration von Lotus Notes auf Microsoft Exchange. Denn der Dienstleister verfügt über Experten-Know-how, das die eigenen IT-Mitarbeiter erst erwerben müssten. Dadurch sind die neuen Systeme schneller einsatzbereit und produktiv.

Fazit: Sich auf die Kernaufgaben konzentrieren

Grundsätzlich eignen sich all diejenigen IT-Aufgaben für eine Auslagerung, die keinen unmittelbaren Beitrag zur Wertschöpfung leisten, sondern dazu dienen, den Regelbetrieb aufrecht zu erhalten.

CIOs sollten sich nicht mit solchen Standard-Tätigkeiten aufhalten. Stattdessen müssen sie Innovationen vorantreiben, die einen Nutzen in Richtung ihrer Kunden bringen. CIOs, die verstehen, dass Digitalisierung kein rein technisches Thema ist, sondern die gesamte Organisation betrifft, werden zukünftig die Nase vorne haben. Laut der bereits erwähnten Studie verzeichneten 70 Prozent der Befragten CIOs, dass die geschäftliche Relevanz der IT in ihrem Unternehmen gestiegen ist. Jetzt gilt es, diese Erkenntnis schnell und agil ins Tagesgeschäft umzusetzen. (haf)