Ziel der Vorauswahl ist es, sich einen Überblick über die Vielfalt der am Markt angebotenen CRM-Lösungen zu verschaffen und daraus geeignet erscheinende Systeme für eine tiefer gehende Betrachtung zu qualifizieren. In dieser Phase sind direkte Anbieterkontakte noch nicht notwendig. Bei der Vorauswahl, aber auch zur Definition der Anforderungsprofile helfen herstellerneutrale Marktübersichten. Die Internet-Plattform IT-Matchmaker.com etwa bietet solche Auswahlmöglichkeiten: Aus dem Vergleich der Anforderungen eines Anwenderunternehmens mit den Leistungen und Funktionen von rund 120 CRM-Softwareherstellern erzeugt das Auswahlprogramm eine Hitparade der Anbieter nach fallender Funktionserfüllung, wobei besonders kritische Anforderungen als K.o.-Kriterien berücksichtigt werden können. Aus diesem Ranking muss der Anwender dann zwölf Hersteller für die Feinauswahl bestimmen. Bei dieser Anzahl
erhält man einen ausreichenden Überblick über das für die eigenen Anforderungen interessante CRM-Marktangebot.
Ein wesentliches, aber leider nicht aus Marktübersichten zu gewinnendes Auswahlkriterium ist die Antwort auf die Frage, welche Anbieter mit großer Wahrscheinlichkeit zum eigenen Unternehmen passen. Damit sind sehr wichtige Kriterien gemeint, wie die tatsächlichen Erfahrungen mit Branchen und vergleichbaren Unternehmensgrößen sowie Aufgabenstellungen. Manche Anbieter sind auf mittelständische Unternehmen spezialisiert und eignen sich eben nicht für Konzerne oder umgekehrt.
Die zweite Stufe, also die Software-Feinauswahl, lässt sich in folgende Einzelschritte unterteilen: Ausschreibung, Angebotsvergleich und Auswahl der sechs besten Anbieter. Die Feinauswahl dauert durch die notwendige Zeit der Angeboteinholung bei den Softwareanbietern rund sechs Wochen.
Mit der Ausschreibung erhalten die ausgewählten Anbieter neben dem Anforderungsprofil eine Dokumentation der Soll-Geschäftsprozesse, eine Kurzcharakteristik des Unternehmens und weitere Informationen zum CRM-Projekt. Parallel dazu organisierte Anbieter-Briefings beim ausschreibenden Unternehmen geben den Softwareanbietern außerdem Gelegenheit, die Firma kennen zu lernen und weitere Informationen für die Angebotserstellung zu erhalten.
Unbedingt auf Referenzen achten