Der Angebotsvergleich besteht im Wesentlichen in der Gegenüberstellung der Angebotsdaten (Funktionen, Kosten) einschließlich der Anbieterkennzahlen (Firmenentwicklung, Referenzen) in einer übersichtlichen Form als Grundlage für die weitere Eingrenzung der Produkte. Mit dieser Gegenüberstellung ist das Projektteam anschließend in der Lage, die unterschiedlichen Alternativen zu diskutieren und den Kreis der in Frage kommenden Anbieter auf fünf bis sechs zu reduzieren.

In der Entscheidungsphase geht es um die Präsentation der besten fünf oder sechs Anbieter, Besuche bei Referenzkunden, Testinstallation und Vertragsverhandlungen sowie Vertragsabschluss mit einem Anbieter. Diese Phase dauert erfahrungsgemäß zwischen acht und zwölf Wochen. Zunächst werden die fünf bis sechs besten Anbieter zu einer Präsentation vor dem gesamten Projektteam eingeladen. Danach ist das Projektteam in der Lage, die zwei besten Anbieter zu definieren. Diese werden nun in einer Testinstallation und durch Referenzkundenbesuche genauer unter die Lupe genommen, bevor abschließende Vertragsverhandlungen geführt werden.

Globale Highend-Produktanbieter erstellen flexibel anpassbare Standardlösungen für Unternehmen aller Branchen und Größenklassen und erheben den Anspruch, alle wesentlichen Funktionen in ihren CRM-Lösungen bis hin zum E-Business auch für internationale Märkte abzudecken. Zu diesen Anbietern gehören unter anderem die ERP-Hersteller SAP, Peoplesoft (nach Übernahme von Vantive) und Oracle, aber auch Marktführer Siebel, Pivotal und Update.com.

Branchenorientierte Nischenanbieter offerieren vertikale Standardlösungen für bestimmte Marktsegmente, in denen ähnliche Geschäftsprozesse in den Bereichen Marketing, Vertrieb und Service vorliegen. Die erforderlichen Funktionen kommen entweder aus dem eigenen Haus, oder es wird eine nahtlose Integration in ein Gesamtsystem gewährleistet. Auf dem deutschen Markt haben sich als Branchenspezialisten unter anderem CAS in Pirmasens (Konsumgüter), FJA (Versicherungen) und Uniquare (Banken) etabliert.

Funktionale Nischenanbieter beschränken sich entweder auf einen der Bereiche Marketing, Vertrieb oder Service oder sogar nur auf einen Teilbereich wie zum Beispiel auf die Komponente Angebotskonfiguration im Vertrieb oder Call-Center-Lösungen. Diese Module bieten sie dann in der Regel branchenunabhängig an. Vertreter dieser Kategorie sind Anbieter von Produktkonfiguratoren wie Camos, Cincom und Trilogy, die Call-Center-Lösung von Aspect oder das Mittelstandspaket Genesis World von der CAS AG aus Karlsruhe.

Globale Lowend-Produkthersteller bieten einfache bis teilweise sehr komfortable Kontakt-Management-Programme, die als Einzelplatzlösungen konzipiert, aber auch in kleinen Netzwerken einsatzfähig sind. Zu dieser Gruppe gehören Maximizer, Office Komfort oder Team Brendel mit der preiswerten Einstiegslösung Wincard Pro.