Über Online-Kataloge präsentieren Anbieter ihre Waren und Dienstleistungen; Käufer suchen nach geeigneten Artikeln, bewerten sie und geben schließlich eine Bestellung über ein E-Procurement-System auf. Soweit die Theorie. Doch, was so einfach und logisch klingt, erfordert viel Detailarbeit. Lieferanten müssen ihre wie auch immer gearteten Produktinformationen so aufbereiten, dass sie für den Einkauf via Web taugen.

Im Gegensatz zu Warenlisten in Webshops, wo der Surfer per Browser Artikel ordert, stellen E-Procurement-Kataloge weit höhere Anforderungen: Kaufaufträge müssen sich automatisch in die Warenwirtschaft sowohl des kaufenden als auch des anbietenden Unternehmens eintragen lassen. Wie schon beim Electronic Data Interchange (EDI) lautet die erste Fleißaufgabe der beteiligten Geschäftspartner: Eindeutige Formate für den Datenaustausch verabreden.

Dabei müssen Firmen das Rad nicht jedesmal neu erfinden, sondern können ihre E-Procurement-Systeme mit Hilfe etablierter Standards zum Laufen bringen. Dazu zählt beispielsweise BMEcat, ein vom Bundesverband Materialwirtschaft Einkauf und Logistik (BME) definiertes Datenaustauschformat auf der Basis der Auszeichnungssprache Extensible Markup Language (XML). Neben BMEcat gibt es eine Reihe weiterer Formate für unterschiedliche Branchen, etwa ChemXML, ein Dialekt, den Chemiekonzerne im E-Business sprechen.

In der Praxis muss ein Lieferant seine in welcher Form auch immer gespeicherten Artikeldaten beispielsweise in BMEcat überführen und sie seinen Kunden oder einem Marktplatzbetreiber zur Verfügung stellen. Beim Umwandeln sowie Aufbereiten der internen Produktdaten in den XML-Standard helfen spezielle Katalogsysteme. Sie bieten Funktionen zum Import unterschiedlicher Datenformate aus den Warenwirtschaftssystemen, Datenbanken oder simplen Dateien und wandeln sie in das gewünschte Zielformat um. Darüber hinaus kann der Anwender über die Inhalteverwaltung dieser Tools Einträge bearbeiten.

Doch so einfach das klingt, die Praxis sieht anders aus. So generiert beispielsweise die Bardusch GmbH & Co, ein auf Berufs- und Arbeitskleidung spezialisierter Textilvermieter aus Ettlingen, aus einer Textdatei spezifische Kataloge für seine Großkunden beziehungsweise Marktplätze, auf denen die Firma als Anbieter präsent ist. Die Geschäftspartner einigten sich auf BMEcat, doch schnell zeigte sich, dass jeder Kunde seine eigenen Anforderungen hat.