Einen Ausweg aus diesem Dilemma bieten hier ebenfalls Softwareprogramme, etwa der „Email-X-Tender“ von Legato. Das Programm kopiert automatisch jede E-Mail inklusive Anhang in einen zentralen „Enterprise Message Center“. Zugleich wird ein Index über alle Informationen und Anhänge erstellt, damit die Daten wieder aufzufinden sind. Die positiven Folgen der zentralen Datenhaltung: Persönliche Archive werden überflüssig und die Backup-Zeiten für die E-Mail-Server reduzieren sich. Außerdem kann Geld gespart werden, weil die elektronischen Nachrichten auf kostengünstigere Sekundärspeicher ausgelagert werden.

Auch kleinere Firmen können beim Speichern sparen, wenn sie:

vorhandene Ressourcen per Software optimieren und die Verwaltung vereinfachen,

beim Ausbau der Speicherinfrastruktur auf die Trennung von Servern und Speichern achten, statt weiter in direkt am Rechner angeschlossene Arrays investieren,

sich für eine NAS-Lösung entscheiden, weil sie nicht zu viele Datenbewegungen verzeichnen beziehungsweise hauptsächlich File-Daten transferieren,

ihr vorhandenes LAN-Wissen nutzen und mit iSCSI ein Speichernetz aufbauen.