Kombi aus Process Mining und RPA

Automatisieren, was automatisierbar ist

11.06.2019
Von   
Dr. Oliver Laitenberger leitet bei der Managementberatung Horn & Company das Kompetenzzentrum Digitalisierung und Technologie.

Robotics Process Automation (RPA) unterstützt repetitive Tätigkeiten

Immer mehr Unternehmen setzen auf Robotic Process Automation (RPA), um Abläufe zu automatisieren und damit effizienter und schneller abzuwickeln. Laut Wikipedia sind Softwareroboter Anwendungen, die eine menschliche Interaktion mit Benutzerschnittstellen von Softwaresystemen nachahmen. Sie ersetzen damit viele repetitive Aufgaben von Mitarbeitern und Mitarbeiterinnen in den Unternehmen. Nach der Aufzeichnung eines Prozessablaufs imitiert einen virtueller Bot die von Menschen ausgeführten Aktionen in der grafischen Benutzeroberfläche der Anwendung und automatisiert deren Ausführung.

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Die virtuellen Bots werden in bestehende Softwarelandschaften integriert. Ihre Steuerung erfolgt durch einfache Regeln in der Geschäftslogik. Prozessschritte lassen sich durch Mitarbeiter starten oder zeitunabhängig durchgeführen. Roboter können Volumensteigerungen problemlos bewältigen. Insofern ist Skalierbarkeit von Anfang an gewährleistet.

Der wesentliche Nutzen von RPA liegt in der Automation von hochvolumigen, repetitiven Tätigkeiten. Durch ihre Automation werden im Prozess Freiheitsgrade geschaffen, durch die das Unternehmen entweder Wachstum generiert oder Kosten reduziert.

Automation manueller Tätigkeiten (Prinzipdarstellung)
Automation manueller Tätigkeiten (Prinzipdarstellung)
Foto: Oliver Laitenberger

Die erste Entscheidung innerhalb von RPA bezieht sich die Auswahl eines geeigneten Prozesses sowie in der Abschätzung des Potenzials für die Prozessautomatisierung. Hierfür bildet das vorher durchgeführte Process-Mining optimale Voraussetzungen.

Die meisten Systeme verfügen bereits über eine Form der Automatisierung, so dass die Betrachtung der aktuellen Automatisierungsraten innerhalb der Prozesse entscheidend ist. Durch den Vergleich der Automatisierungsraten im Kontroll-Tower können Führungskräfte erkennen, wo sich aktuelle Automatisierungslösungen verbessern lassen und wo zusätzliche Automatisierung Vorteile bringen könnte, wie zum Beispiel die Reduzierung von Durchlaufzeiten oder die Verbesserung anderer prozessbezogener Leistungskennzahlen.

Die Process-Mining-Visualisierung im Kontroll-Tower ermöglicht es den Führungskräften zu sehen, wie sich dann Prozesse mit RPA im Laufe der Zeit ändern. Man erkennt auch sofort, wann sich ein Prozess weiterentwickelt und wie Roboter sich an eine wechselnde Geschäftsumgebung anpassen müssen.

Kontroll-Tower, Process Mining und RPA kombinieren

Die Einzelkomponenten Kontroll-Tower, Process-Mining und RPA zahlen wechselseitig aufeinander ein. Sie sind Teile ein und desselben Puzzles. So sollten Anwender dabei vorgehen:

1. Entwickeln Sie einen ersten Kontroll-Tower ("Start Small"): Die Erstellung eines ersten Kontroll-Towers ist heute oft nur eine Frage der Orchestrierung von geeigneten Werkzeugen. Diese sind in der Umgebung zu installieren. In einer ersten fachlichen Runde gilt es dann, gemeinsam mit den Führungskräften die erforderlichen Darstellungen auf Grundlage der Daten zu erarbeiten.

2. Führen Sie Process Mining an einem geeigneten Prozess aus: Die Potenziale von Process Mining mit anschließendem RPA entfalten sich vor allem bei regelbasierten Prozessen mit einem signifikanten Anteil an manuellen Aufgaben. In diesen manuellen Prozessen hilft es als "Quick-Win", menschliche Bearbeitungsfehler zu identifizieren und zu beseitigen. Die Process Mining Analytik nimmt nur wenige Tage oder Wochen in Anspruch. Das Vorgehen ist durch einen Ende-to-Ende-Ansatz geprägt, der die gesamte Prozesskomplexität darstellt. Die Analyse ermöglicht die Identifikation der Schwachstellen für die Automation über RPA.

3. Automatisieren Sie den Prozess mit RPA: Bevor Sie eine Automation mit einem Roboter angehen, ist in jedem Fall ein Business-Case zu erstellen. Dieser muss insbesondere auch die laufenden Kosten für den Betrieb des Roboters berücksichtigen. Dem folgen die Auswahl und die Installation der geeigneten RPA-Anwendung.
Als Best Practice sollten Anwender anschließend damit beginnen, Roboter mit dem bestehenden Prozess zu trainieren. Die geschulten Roboter beginnen ihre Arbeit in einem Pilotprojekt und ihre Aktivitäten werden von den zugrunde liegenden IT-Systemen verfolgt.

4. Überwachung der Ergebnisse und kontinuierliche Verbesserung: Nach Einsatz des Roboters können die automatisierten Prozessinstanzen mit Hilfe der Process-Mining-Anwendung ausgewertet werden. Die Leistung des Roboters und die nicht robotergestützten Prozesse sollten verglichen werden, um die RPA-Implementierung bewerten zu können. Ein Durchlauf durch den Zyklus ist kein einmaliges Projekt, sondern erfordert eine kontinuierliche Verfolgung der Ergebnisse. Diese Erkenntnisse gilt es zu nutzen, um das System kontinuierlich zu verbessern. Hier bieten die Process Mining-Ergebnisse im Kontroll-Tower schnelle und aussagekräftige Einblicke in die Auswirkungen von RPA auf die KPIs der Prozessleistung, wie beispielsweise die Mengen und Durchlaufzeiten.

Kreislauf der Optimierung in Gang setzen

Der Optimierungskreislauf Kontroll-Tower, Process Mining und RPA ist heute bereits Realität in manchen Unternehmen. Dafür müssen keine teuren und aufwendigen Projekte aufgesetzt werden. Nutzen Sie agile Ansätze und machen Sie ein minimales Investment in einen Proof-of-Value. In Anbetracht der Millioneninvestitionen in die digitale Transformation dürfte die Verprobung dieser Technologien kaum ins Gewicht fallen.