Personalarbeit im Startup

…und plötzlich habe ich Mitarbeiter

Janine Völkert-May ist Unternehmensberaterin mit den Schwerpunkten HR und Unternehmensführung. Sie verfügt über mehr als 25 Jahre Erfahrung im Personalbereich, von denen sie den größten Teil als Personalleiterin in verschiedenen Branchen, sowohl national als auch international tätig war. Nun bietet sie Unterstützung für Unternehmen zu allen HR-Themen in Form eines externen Personalmanagements an.
Detlef Persin ist Inhaber des Weiterbildungs- und Consulting Unternehmens NAOS. Das Institut ist seit 2007 für Unternehmen aus der ITK-Branche und dem öffentlichen Dienst tätig. Persin war über zwei Jahrzehnte in leitenden Managementfunktionen sowie als Mitglied der Geschäftsleitung bei DAX-30-Unternehmen aus der ITK-Branche beschäftigt. Als Certified DiSG Trainer legt er Wert auf die kaufmännische Machbarkeit und einen nachhaltigen Praxisbezug unter Einbezug des Change Managements. Sein Augenmerk liegt ebenso auf der Unterstützung der Anbieter im Channel Vertrieb sowie des Verkaufs an Endkunden über den indirekten Vertrieb.
Startups scheitern eher seltener an ihrer Produktidee, oft genug hängt es damit zusammen, dass sie zuwenig Zeit und Arbeit in das Recruiting und Entwickeln ihrer Mitarbeiter investieren. Ein paar Tipps sollen helfen, diese wichtige Hürde zu nehmen.
Start Ups haben in der Anfangsphase mit vielen Herausforderungen zu kämpfen: Parallel dazu steigt das Arbeitsvolumen immer weiter an, bis es für den oder die Gründer allein nicht mehr zu bewältigen ist.
Start Ups haben in der Anfangsphase mit vielen Herausforderungen zu kämpfen: Parallel dazu steigt das Arbeitsvolumen immer weiter an, bis es für den oder die Gründer allein nicht mehr zu bewältigen ist.
Foto: Shutterstock / pathdoc

"Ich schaffe meine Arbeit nicht mehr alleine und brauche dringend Hilfe. Der ganze Bürokram und die Buchhaltung kosten besonders viel Zeit, die ich lieber in mein Produkt und in meine Kunden investieren möchte."

"Was genau gehört denn zum Bürokram?"

"Naja, alles, was halt so anfällt, so genau aufgelistet habe ich das noch nicht."

"Wieviel Stunden pro Woche sollte denn jemand zur Verfügung stehen, damit Du gut unterstützt werden kannst?"

"Kann ich nicht so genau sagen, ich nehme, was ich kriegen kann."

"Dann frage ich anders: Wieviel Geld kannst Du denn pro Monat für einen Mitarbeiter ausgeben?"

"Also, eigentlich habe ich kein großes Budget für Mitarbeiter. Ich wollte deshalb auch fragen, wie man Mitarbeiter ohne große Kosten finden kann, Praktikanten zum Beispiel, die kosten doch nix, oder?"

"Das kommt darauf an, welche Form von Praktikum es ist. Dazu habe ich aber gleich noch eine Frage: Fühlst Du Dich denn damit wohl, wenn ein Praktikant Deine Buchhaltung macht, also damit auch alle Finanzzahlen Deines Unternehmens kennt?"

"Oh, nein, das geht natürlich gar nicht. Darüber habe ich noch nicht nachgedacht."

Dialoge dieser Art erlebe ich regelmäßig in meinen Sprechstunden fürStart Ups. Junge Gründer dürfen mich dort frei heraus zu allem löchern, was ihnen rund um die Bereiche Human Resources und Unternehmensführung auf der Seele liegt. Die Gespräche variieren leicht, die Situation, in der sich die Start Ups gerade befinden, ist die gleiche: Das Start Up entwickelt sich gut. Die Geschäftsidee ist erfolgreich. Umsatz und Einkommen sind noch nicht stabil, entwickeln sich aber positiv. Parallel dazu steigt das Arbeitsvolumen immer weiter an, bis es für den oder die Gründer allein nicht mehr zu bewältigen ist. Dies hat gleich zwei Auswirkungen:

  1. Das Arbeitsvolumen steigt an, es entsteht massiver Druck. Auch Nachtschichten und Wochenenden reichen nicht mehr aus, um die Menge der Arbeitsaufgaben zu bewältigen. Das Produkt steht weiterhin im Vordergrund und der Kunde hat weiterhin seine Ansprüche, so dass das Geschäft zu kippen droht, wenn die Arbeit nicht zeitnah erledigt wird.

  1. Die Aufgabeninhalte verändern sich. Vermehrt müssen sich die Unternehmer mit Dingen beschäftigen, die nicht direkt mit ihrem Kerngeschäft zu tun haben. Sie sehen sich mit Aufgaben konfrontiert, die ihnen fremd und zudem womöglich auch lästig sind. Der Spaß an der Arbeit kann dadurch rapide sinken.

Im schlimmsten Fall kommen beide Faktoren zusammen, das heißt, der Druck steigt stark an bei sinkender Freude an den Arbeitsinhalten. Die Lösung: Es muss zusätzliche Manpower her! Die Einstellung des ersten Mitarbeiters steht an!

Mit dieser so simpel erscheinenden Lösung eröffnen sich sogleich neue Herausforderungen, die den Gründern in der Regel nicht klar sind. Die Frage nach dem Personalbudget ist noch recht offensichtlich, denn jeder weiß, dass Personal bezahlt werden will (auch wenn sich der Traum vom kostenlosen Personal auch weiterhin tapfer hält). Hinzu kommen viele weitere Fragen, die zu beantworten sind, bevor die Einstellung eines Mitarbeiters in die Tat umgesetzt werden kann. Nur einige davon sollen hier genannt sein:

  • Was soll die neue Person überhaupt machen? Welche Aufgaben soll sie übernehmen?

  • Welche Fachkenntnisse/Qualifizierung soll die Person mitbringen?

  • Welches Volumen haben die Aufgaben in etwa, d.h. brauchen wir jemanden in Vollzeit, oder genügen zunächst einige wenige Stunden im Monat?

  • Wo soll die Person arbeiten? Können wir vor Ort einen Arbeitsplatz einrichten? Gibt es überhaupt schon ein Büro?

  • Können wir die notwendigen Arbeitsmittel zur Verfügung stellen (Notebook, Telefon)? Haben wir auch dafür die Kosten eingeplant?

  • Zu welchen Zeiten soll die Person arbeiten? Vertragen sich unsere eigenen Arbeitszeiten mit denen eines möglichen neuen Mitarbeiters, oder müssen wir uns erheblich dafür umstellen?

  • Wie rechnen wir die Person ab? Haben wir schon einen Steuerberater?

Die Liste lässt sich ohne Probleme auf die doppelte Anzahl von Punkten verlängern, und jeder einzelne Punkt ist sorgsam zu überdenken.

Allein die Entscheidung, in welcher Form ein Mitarbeiter beschäftigt werden soll, bietet verschiedene Möglichkeiten, mit den jeweiligen Vor- und Nachteilen. Praktikanten sind zwar kostengünstig oder gar kostenfrei, bleiben aber nicht länger als drei bis sechs Monate. Werkstudenten sind eine günstige Alternative, sind aber vor allem auf ihr Studium konzentriert und somit möglicherweise nicht mit dem gewünschten Engagement bei der Sache. Auch ein Minijob bedeutet ein gewisses Maß an Administration, für die man nur etwa zehn Stunden Unterstützung wöchentlich erhält. Die größte Flexibilität bieten Mitarbeiter, die mit einem regulären Arbeitsvertrag in Voll- oder auch Teilzeit beschäftigt werden. Für diese sind dann auch sowohl die Kosten höher, und der bürokratische Aufwand ist ebenfalls entsprechend groß.

Mit der Schaffung von Arbeitsplätzen erreicht das Unternehmen eine völlig neue Dimension. Die Gründer sind sehr wohl in der Lage, Menschen von der eigenen Geschäftsidee zu überzeugen. Sie können sie dafür begeistern, Teil einer spannenden Organisation zu sein und am Wachstum und Erfolg mitzuwirken. Bei der Beschäftigung von Mitarbeitern geht es zusätzlich darum, diesen Menschen als verantwortungsvoller Arbeitgeber zu begegnen. Basis für die Tätigkeit des Arbeitnehmers ist nicht nur eine gemeinsame Geschäftsidee. Basis für das Arbeitsverhältnis ist der Arbeitsvertrag. Aus diesem heraus verpflichtet sich der Arbeitnehmer zur vereinbarten Arbeitsleistung. Der Arbeitgeber verpflichtet sich zur pünktlichen Entgeltzahlung, Schaffung eines geeigneten Arbeitsumfeldes, Lohnfortzahlung bei Krankheit, Urlaub, etc. Große Sorgfalt ist angesagt, sowohl technisch als auch rechtlich und organisatorisch.

Wollte sich der Gründer eben noch einen Mitarbeiter einstellen, um sich von lästigen Aufgaben befreien zu können und sich wieder auf sein Kernthema konzentrieren zu können, sieht er sich nun vielen weiteren Herausforderungen gegenüber, die auch nicht wirklich zu seinem Kerngeschäft gehören.

Von Null auf Hundert wird aus dem Gründer ein Arbeitgeber. Die Verantwortung, die er bisher nur für sich selbst und sein Geschäft tragen musste, umspannt unmittelbar auch die Mitarbeiter. Als Arbeitgeber muss der Gründer die Mitarbeiter sorgfältig in die Arbeitsaufgaben einweisen und sie anleiten. Wichtig ist dabei, dass der Unternehmer Freude daran hat, seine Ziele gemeinsam mit anderen Menschen zu verfolgen. Arbeitgeber sein heißt Führungskraft sein. Und effizient führen kann nur, wer Spaß daran hat und Menschen mag. Wer sich gerne der Führungsaufgabe stellt, wird in der Lage sein, Mitarbeiter langfristig zu halten und zu guten Leistungen zu führen.

Und das ist die gute Nachricht! Mitarbeiter bedeuten selbstverständlich nicht nur ein Mehr an Aufwand und lästigen Aufgaben, die zusätzlich von der eigentlichen Geschäftsidee ablenken. Mitarbeiter bedeuten vor allem eine große Entlastung, wenn sie erst mal in der richtigen Art und Weise in das Unternehmen eingeführt und integriert sind.

Ist man einmal über die Hürde gesprungen, Arbeitgeber sein zu wollen und hat man dies an einem einzigen, oder auch nur einigen wenigen Mitarbeitern mit noch gewisser Ruhe üben und umsetzen können, ist ein großer Schritt getan. Das Unternehmen hat eine solide Basis geschaffen, von der aus weiteres Wachstum wesentlich leichter geplant und umgesetzt werden kann.

Versäumt der Unternehmer die Sorgfalt in dieser Aufgabe, ist Frustration und hohe Belastung (physisch als auch psychisch) auf beiden Seiten programmiert. Wenn Firmen scheitern, dann liegt dies nicht unbedingt an einer schlechten Produkt- oder Dienstleistungsidee. Vielmehr ist es die mangelnde Disziplin in der inneren Organisation und Führung der Mitarbeiter, die eine Firma zur Aufgabe zwingt.

IDG Research hat eine Studie zum Arbeitsplatz der Zukunft herausgebracht

Dennoch: Das Schaffen von Arbeitsplätzen und der Umgang mit den eigenen Mitarbeitern ist langfristig eine großartige Angelegenheit, vor der man keine Angst haben sollte. Im Gegenteil: Mit ein wenig Achtsamkeit und guter Routine ist es nicht schwer, Mitarbeiter für das eigene Unternehmen zu begeistern und langfristig in das Wachstum und die weitere Entwicklung einzubinden. Eins ist nämlich klar: Ohne Mitarbeiter kann ein Unternehmen nicht wachsen, kann den Erfolg nicht steigern und sich stabil am Markt behaupten. Mitarbeiter sind ein wertvolles (und übrigens auch ein knappes) Gut, für das sich der zusätzliche Aufwand unbedingt lohnt!

Tipps für Gründer

Kommt ein Unternehmer an den Punkt, dass er sich wünscht, Aufgaben abgeben zu können, sollten die folgenden Hinweise beherzigt werden:
Kommt ein Unternehmer an den Punkt, dass er sich wünscht, Aufgaben abgeben zu können, sollten die folgenden Hinweise beherzigt werden:
Foto: lOvE lOvE - shutterstock.com
  • Es ist genau zu überlegen, welche Aufgaben eine neue Person übernehmen soll. Eine Mini-Stellenbeschreibung kann nicht schaden und dient gleichzeitig als Grundlage für eine mögliche Stellenanzeige. Hilfreich ist, sich den aktuellen Tagesablauf vor Augen zu führen und sich dabei vorzustellen, wie es wäre, wenn da eine weitere Person mit im Büro ist. Wie fühlt es sich an, bestimmte Aufgaben abzugeben?

  • Welche fachliche Qualifikation braucht die Person? Braucht man z.B. einen erfahrenen Hasen für das Online-Marketing, oder reicht ein junger Student? Sind bestimmte Programmierkenntnisse für die App-Gestaltung erforderlich, oder reicht organisatorisches Talent, wenn es um die Büroarbeit geht?

  • Sofern noch nicht vorhanden, ist spätestens jetzt der Zeitpunkt gekommen, sich einen ich guten Steuerberater zu leisten, der den Weg hin zu einer rechtlich sauberen Beschäftigung von Mitarbeitern sicher begleiten kann. Ein Steuerberater hilft auch dabei, die Kosten für Mitarbeiter im Einklang mit dem Unternehmensmodell zu kalkulieren. Außerdem kann der Steuerberater einen großen Teil der Abwicklung übernehmen

  • Wie hoch ist das Arbeitsvolumen? Wie viele Stunden pro Woche / pro Monat sollte die Person im Einsatz sein?

  • Welches Beschäftigungsmodell ist sinnvoll? Reicht ein Praktikant, oder sollte es eine Vollzeitkraft sein? Oder vielleicht doch ein Freiberufler?

  • Wieviel Geld kann für einen Mitarbeiter ohne größeres Risiko aufgewendet werden? Neben dem reinen Gehalt sind dabei auch Arbeitgeber-Gemeinkosten, sowie Kosten für Arbeitsmittel und Arbeitsplatz zu berücksichtigen

  • Wo soll die Person arbeiten? Gibt es schon ein Büro? Gibt es einen Schreibtisch?

  • Wie werden die Arbeitszeiten gestaltet? Arbeiten die Unternehmer derzeit eher nachts oder auf der heimischen Terrasse, bedeutet die Beschäftigung eines Mitarbeiters eine enorme Umstellung

  • Ein grober Überblick über die Arbeitsgesetze ist sinnvoll, um zumindest den wesentlichen Anforderungen an die Beschäftigung von Arbeitnehmern erfüllen zu können.