Wenn der Chef aufs Gehalt was drauflegt

Steuerfreie Gehaltsbezüge für Mitarbeiter

28.05.2012
Von 
Renate Oettinger ist Diplom-Kauffrau Dr. rer. pol. und arbeitet als freiberufliche Autorin, Lektorin und Textchefin in München. Ihre Fachbereiche sind Wirtschaft, Recht und IT. Zu ihren Kunden zählen neben den IDG-Redaktionen CIO, Computerwoche, TecChannel und ChannelPartner auch Siemens, Daimler und HypoVereinsbank sowie die Verlage Campus, Springer und Wolters Kluwer.

Telekommunikation und Internet

Telekommunikation und Internet

Telekommunikationsgeräte, wie Telefon, Handy, Fax oder PC mit Internet, die vom Arbeitnehmer - unabhängig vom Verhältnis der beruflichen zur privaten Nutzung - privat genutzt werden, sind für den Arbeitnehmer lohnsteuerfrei. Der Vorteil darf auch übereine Herabsetzung des Arbeitslohns (Barlohnumwandlung) gewährt werden. Für den steuerfreien Ersatz beruflich entstandener Telekommunikationskosten des Arbeitnehmers hat der Arbeitgeber nach den Grundsätzen des Auslagenersatzes folgende Möglichkeiten:

  • Ersetzen der laut Einzelkostennachweis angefallenen tatsächlichen Aufwendungen

  • Ersetzen pauschal nach einem repräsentativen Einzelkostennachweis über den Zeitraum von drei Monaten

  • Ersetzen pauschal ohne Einzelkostennachweis bis zu 20 Prozent des Rechnungsbetrages, höchstens aber 20 Euro pro Monat. Nach Ablauf von drei Monaten kann der repräsentative Durchschnittsbetrag fortgeführt werden.

Bei doppelter Haushaltsführung können anstelle der Aufwendungen für eine Heimfahrt (vgl. Fahrtkosten) die Gebühren für ein15-minütiges Ferngespräch steuerfrei erstattet werden, allerdings nur geführt mit einem Angehörigen des eigenen Hausstands.

Trinkgelder

Trinkgelder sind steuerfrei, wenn sie, ohne dass ein Rechtsanspruch darauf besteht, freiwillig und zusätzlich zum geschuldeten Betrag als Anerkennung für erbrachte Leistung gezahlt werden.

Übernachtungskosten

Bei Dienstreisen im In- und Ausland kann ein Arbeitgeber die Übernachtungskosten zeitlich unbefristet steuerfrei ersetzen. Die Erstattung kann entweder pauschal oder in nachgewiesener Höhe erfolgen. Bei Inlandsreisen sind dies in den ersten drei Monaten 20 Euro je Übernachtung, danach 5 Euro pro Tag. Bei Auslandsreisen

gelten die Pauschbeträge entsprechend der Ländertabelle, nach drei Monaten bis zu einer Höhe von 40 Prozent des Auslandsübernachtungsgeldes. Kosten für ein Frühstück sind jedoch abzuziehen, sofern sie im Gesamtpreis enthalten sind. Ein Frühstück im Inland ist entweder in tatsächlicher Höhe oder pauschal mit 4,80 Euro pro Tag zu veranschlagen. Im Ausland wird es hingegen mit 20 Prozent des Übernachtungsentgelts angesetzt. Wird dem AN durch den AG die Übernachtung unentgeltlich oder verbilligt zur Verfügung gestellt, dürfen keine steuerfreien Übernachtungskosten gezahlt werden.

Bei doppelter Haushaltsführung kann der Arbeitgeber dem Arbeitnehmer die Übernachtungskosten steuerfrei erstatten; entweder durch Übernahme der laut Einzelnachweis tatsächlich angefallenen Kosten oder durch eine pauschale Vergütung in Höhe von 20 Euro (bzw. in Höhe der entsprechenden Auslandsbeträge). Bei unentgeltlich oder verbilligt gestellter Unterkunft erfolgt kein Ansatz.

Umzugskosten

Umzugskosten

Bei beruflich bedingtem Umzug eines Arbeitnehmers kann der Arbeitgeber die Umzugskosten steuerfrei erstatten, die beruflich veranlassten Mehraufwendungen dürfen dabei aber nicht überschritten werden. Die Umzugskosten dürfen allerdings nicht höher sein als im Bundesumzugskostengesetz angegeben. Außerdem müssen, sofern der Arbeitnehmer die Kosten per Einzelnachweisbelegt, nicht abzugsfähige Kosten, die z.B. durch die Neuanschaffung von Möbeln entstanden sind, oder Vermögensverluste (z.B. Veräußerungskosten) aus der Berechnung herausgenommen werden.

Vermögensbeteiligungen

Im Fall von Sachbezügen, die der Arbeitnehmer in Form von Vermögensbeteiligungen (wie z.B. Aktien, GmbH-Anteile oder stille Beteiligungen) unentgeltlich oder verbilligt erhält, sind diese Bezüge lohnsteuerfrei, falls sie den Betrag von 360 Euro jährlich nicht übersteigen.

Verpflegungsmehraufwendungen / Verpflegungspauschalen

Bei einem täglichen Aufenthalt außerhalb der Wohnung bzw. der regelmäßigen Arbeitsstätte besteht für den Arbeitnehmer die Möglichkeit, vom Arbeitgeber eine Entschädigung für den Verpflegungsmehraufwand zu erhalten. Ausschlaggebend für das Ansetzender Verpflegungspauschalen ist die Dauer der täglichen Abwesenheit von der Wohnung bzw. der regelmäßigen Arbeitsstätte.

Sie betragen bei Abwesenheit von

- 8 bis 14 Stunden: 6 Euro

- 14 bis 24 Stunden: 12 Euro

- über 24 Stunden: 24 Euro

- Bei Auslandsreisen gelten spezielle pauschale Länder-Auslandstagegelder.

- Bei Dienstreisen ist die Begrenzung auf drei Monate zu beachten. Diese Drei-Monats-Frist beginnt erneut, sobald eine andere Auswärtstätigkeit aufgenommen wird. Sollte die neue Tätigkeit jedoch am gleichen Ort, mit gleichem Inhalt und in zeitlichem Zusammenhang mit der bisherigen stattfinden, so entfällt der Neubeginn der Drei-Monats-Frist. Zum Neubeginn der Frist führen auch Unterbrechungen bei einer Auswärtstätigkeit (außer durch Urlaub oder Krankheit) von mindestens vier Wochen.

- Mitternachtsregelung: Bei Fahrten über Nacht und ohne Übernachtung werden die Zeiten nach 16 Uhr und vor 8 Uhrzusammengerechnet, die Abwesenheitsdauer wird in diesem Fall dem Kalendertag der überwiegenden Abwesenheit zugerechnet.

- Mahlzeiten: Werden kostenlose oder verbilligte Mahlzeiten im Wert bis zu 40 Euro eingenommen, so kommt es nicht zu einer Kürzung der Verpflegungspauschbeträge. Die Mahlzeiten werden mit dem amtlichen Sachbezugswert (über 40Euro mit dem tatsächlichen Wert) als Arbeitslohn versteuert.

Vorsorgeuntersuchungen

Die Aufwendungen für Vorsorgeuntersuchungen sind steuerfrei, wenn diese Untersuchungen im überwiegenden eigenbetrieblichen Interesse des Arbeitgebers durchgeführt werden und der Personenkreis, die zeitliche Abfolge (d.h. der Untersuchungsturnus)und das Untersuchungsprogramm in der Entscheidung des Arbeitgebers liegen.