Der erste und der letzte Eindruck zählen

On- und Offboarding in Unternehmen

11.12.2018
Von 


Peter Goldbrunner verantwortet als Area Vice President Southern and Central Europe das Gesamtgeschäft von RES in Zentral- und Südeuropa. Damit ist er auch Teil des EMEA Managment Teams von RES. Der erfahrene Manager ist seit Januar 2016 bei RES und war dort zunächst als Regional Director Central Europe tätig. Zuvor war er mehr als 18 Jahre lang in Managementfunktionen bei Citrix tätig. Vor seiner Zeit bei Citrix war Peter Goldbrunner bei Informix Software beschäftigt.
Bei den grundlegenden Prozessen rund um den Eintritt und Austritt von Mitarbeitern geben viele Organisationen kein gutes Bild ab. Sind On- und Offboarding nicht optimal geregelt, hat das nicht nur Folgen für die Produktivität und das Firmenimage, sondern auch für die Datensicherheit.

In vielen Branchen herrscht nach wie vor akuter Fachkräftemangel - und Unternehmen ergreifen eine Vielzahl von Maßnahmen, um die besten Talente für sich zu gewinnen. Employer Branding-Kampagnen und andere Initiativen zielen darauf, das Unternehmen als attraktiven Arbeitgeber mit exzellenten Perspektiven zu positionieren. Dabei lassen die Verantwortlichen jedoch oft naheliegende Chancen ungenutzt, sich positiv von anderen Wettbewerbern im Arbeitsmarkt abzugrenzen.

Ein warmer Händedruck reicht nicht bei einer Neueinstellung.
Ein warmer Händedruck reicht nicht bei einer Neueinstellung.
Foto: thodonal88 - shutterstock

In vielen Unternehmen müssen die gefundenen Top-Talente nach ihrem Einstieg erst einmal tagelang warten, bis sie alle benötigten IT-Ressourcen nutzen können. Die Hardware ist nicht vorbereitet, Benutzerrechte wurden noch nicht vergeben und die Zugänge zu den wichtigsten Geschäftsanwendungen sind nicht eingerichtet. Statt sofort mit der Arbeit zu beginnen, pendeln die neuen Leistungsträger erst einmal zwischen IT-Support, Vorgesetzten und Personalabteilung, bis alle benötigten Systeme funktionieren. Dies ist weder förderlich für die Motivation der Mitarbeiter noch für ihre Produktivität.

Um neuen Mitarbeitern vom ersten Tag an ein positives Bild vom Unternehmen zu vermitteln, sollte das Onboarding stattdessen reibungslos innerhalb von einigen Minuten oder wenigen Stunden erledigt sein. Idealerweise läuft der gesamte Prozess vollautomatisiert entsprechend den einmal definierten Regeln und Vorgaben ab - ohne dass noch manuelle Eingriffe notwendig sind.


Auch komplexe Infrastrukturen dürfen dabei kein Hindernis sein. Ganz gleich, wo die Unternehmensanwendungen laufen - physisch, virtuell oder in der Cloud - und wie viele Endgeräte der Arbeitsplatz umfasst. Anwender erwarten heute, dass ihnen "on the fly" eine komplette Arbeitsumgebung zur Verfügung gestellt wird. Die IT sollte dabei im Hintergrund dafür sorgen, dass die einzelnen Komponenten des digitalen Arbeitsplatzes reibungslos zusammenspielen. Dies reicht von der Umsetzung der Zugriffsrechte und Compliance-Richtlinien bis zur Integration der unterschiedlichen Ressourcen und Systeme.

Die mangelhaften Prozesse, die Mitarbeiter beim Eintritt in ein neues Unternehmen erleben, wiederholen sich häufig, wenn Mitarbeiter eine neue Rolle übernehmen oder aus dem Unternehmen ausscheiden. Auch beim Offboarding dauert es oft Tage oder sogar Wochen, bis die Berechtigungen wieder entzogen wurden und alle Anwendungszugänge gesperrt sind. Unter Compliance- und Sicherheitsgesichtspunkten ist dies sehr kritisch zu bewerten.

Unternehmen sollten daher ihre On- und Offboarding-Abläufe einmal genauer unter die Lupe nehmen. Gerade in einer zunehmend digitalisierten Arbeitswelt hat das Thema deutlich mehr Aufmerksamkeit verdient. Die IT spielt für die Optimierung der relevanten Prozesse eine Schlüsselrolle. Sie kann heute viele manuelle Tasks auf Basis von Richtlinien und Benutzerkontext automatisieren und so jedem Anwender sofort die Tools zur Verfügung stellen, die er für seine Aufgaben benötigt.
Mit Self-Services kann die IT noch einen Schritt weiter gehen und Anwendern den Benutzerkomfort bieten, den sie aus dem privaten Umfeld von Apple, Google, Amazon und Co. kennen. Damit verwandelt sie die für die Mitarbeiter wichtigen Prozesse in ein positives, professionelles Erlebnis. Denn für das On- und Offboarding gilt dasselbe wie für jede Begegnung im Leben: Der erste und der letzte Eindruck zählen.