Prozessautomatisierung in deutschen Firmen

Noch viel Luft nach oben

08.03.2019
Von 
Bernd Reder ist freier Journalist mit den Schwerpunkten Netzwerke, IT und Telekommunikation in München.
Das Automatisieren von Prozessen gilt als Schlüsselelement für eine erfolgreiche Digitalisierungsstrategie. Daher werden Ansätze wie Process Mining und Robotic Process Automation für Unternehmen immer wichtiger. Doch bei der Umsetzung gibt es offenbar noch einen erheblichen Nachholbedarf, sagen Experten von Lösungsanbietern und Beratungshäusern.

Noch eine Menge zu tun - zu diesem Schluss kam eine Runde von Experten, die auf Einladung der COMPUTERWOCHE über den Status der Automatisierung von Geschäftsprozessen in deutschen Unternehmen diskutierten. Allerdings kamen die Fachleute von Beratungshäuser und Lösungsanbietern zu unterschiedlichen Einschätzungen, was den Status von Process Mining und Prozessautomatisierung in deutschen Unternehmen betrifft. "Egal, ob wir bei den großen DAX-Konzernen oder den Hidden Champions unterwegs sind, sind wir doch immer wieder erstaunt, wie gering der Automatisierungsgrad der Prozesse noch ist", stellt beispielsweise Thomas Baier fest, Managing Director der Lana Labs GmbH in Berlin, einem Spezialisten für Process Mining.

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Vergleichbare Erfahrungen haben auch andere Experten gemacht. "Nach unserer Einschätzung stehen viele Unternehmen noch ganz am Anfang, was Business Process Automation und den Einsatz von Software-Bots betrifft", sagt beispielsweise Alexander Steiner, Chief Solution Architect und Technology Evangelist bei meta:proc in Bonn.

Es gibt positive Signale

Positiv ist jedoch, dass etliche Unternehmen Themen wie Business Process Automation (BPA) und Process Mining auf der Agenda haben. Ein Grund dafür: "Unternehmens investieren derzeit stark in Digitalisierungsprojekte", sagt Gabriela Galic, Senior Consultant beim Beratungshaus Deloitte. "Daher sind die meisten Firmen bestrebt, ihre Abläufe zu optimieren. Dabei geht es ihnen nicht um die radikale Änderung von Prozessen, sondern vielmehr um deren Optimierung, die Schaffung von Transparenz und eine Harmonisierung der Systemlandschaften."

Ein wachsendes Interesse an Prozessoptimierung verzeichnet auch Björn Schwarz, Strategy & Corporate Development bei Another Monday: "Viele Firmen beschäftigen sich mit diesen Themen und testen entsprechende Lösungen." Exakte Zahlen zum Automatisierungsgrad von Prozessen zu nennen, fällt den Fachleuten jedoch schwer. "Ein Grund dafür ist, dass es eine Frage der Definition ist, ab wann man von 'Automatisierung' sprechen kann", erläutert Olav Strand, Vice President Central Europe von Blue Prism.

Ein Fünftel der Unternehmen setzt RPA ein

Eine "Hausnummer" nennt dagegen das Berliner Softwarehaus Signavio, bezogen auf Robotic Process Automation (RPA). Nach deren Einschätzung setzen 80 Prozent der deutschen Unternehmen keine RPA-Lösung ein. "Bei den restlichen 20 Prozent beschränkt sich die Nutzung häufig auf den Einsatz von ein bis zwei Bots", so Gero Decker, Geschäftsführer von Signavio. "Nur wenige Firmen setzen RPA bereits in größerem Stil ein."

Ein Grund dafür ist, dass Prozessautomatisierung und die entsprechenden Werkzeuge in den Fundus vorhandener Tools und Methoden integriert werden müssen. "Häufig herrscht die Furcht, durch Automatisierung bestehende Prozesse kaputt zu machen", so Decker. "Wir beobachten, dass aus diesen Gründen - und berechtigterweise- etliche Unternehmen einen Schritt zurück gehen und zunächst eine Prozessanalyse starten. Anschließend beginnen sie damit, Prozesse zu optimieren."

Nicht nur die Kosten im Auge haben

Doch von solchen Bedenken sollten sich Unternehmen nicht abschrecken lassen, so Olav Strand. Er führt als Beispiel die Automobilindustrie an: "Ähnliche Bedenken gab es auch zum Zeitpunkt der Einführung der Fließbandarbeit in der Automobilproduktion um 1910. Damalige 'Start-ups', die sich getraut haben, die neue Technologie einzusetzen, wurden zu Global-Playern."

Damit Unternehmen in vollem Umfang von einer Automatisierung von Prozessen profitieren, sollten sie allerdings eines vermeiden: in diesem Ansatz in erster Linie ein Mittel zur Senkung der Kosten zu sehen. "Es ist wichtig, keine überzogenen Erwartungen zu schüren, etwa in Bezug auf Kosteneinsparungen", stellt beispielsweise Thorsten Stahn klar, Technology Consultant bei Lufthansa Industry Solutions. Der Erfolg von Process Mining und Prozessautomatisierung hängt seiner Ansicht nach mittel- bis langfristig davon ab, ob konkrete Problemlösungen für komplexe Prozesse entwickelt werden.

Strategische Aspekte im Blick behalten

In eine vergleichbare Richtung geht die Einschätzung von Alexander Steiner. Es gelte eine "digitale Workforce" auf Grundlage von Software-Bots und Robotic Process Automation einzurichten, die zum Teil Hand in Hand mit den Mitarbeitern agiert, teilweise parallel zu ihnen. "Solche Bots nehmen den 'Kollegen' Routineaufgaben ab und können ihnen dabei helfen, mehr Zeit für andere wichtige Aufgaben zu reservieren, etwa Tätigkeiten, bei denen Interaktion mit Menschen gefragt ist."

Kurzum: Es geht nicht nur um Kostensenkungen, sondern vor allem um strategische Vorteile, die der Einsatz von RPA und Process Mining bietet. "Unternehmen gewinnen an Agilität, weil Anpassungen der IT-Landschaft, etwa bei der Einführung eines neuen Produkts, viel schneller ablaufen", unterstreicht Björn Schwarz von Another Monday. Aus einem defensiven Ansatz, Stichwort Kosteneinsparungen, werde ein Werkzeug, um eine Wachstumsstrategie umzusetzen, speziell in hart umkämpften Marktsegmenten.

"Saubere" Programmierung hilft nicht weiter

Allerdings gibt es nach Einschätzung von Uwe Sendrowski, Vice President Development und Partner-Management bei Servicetrace in Darmstadt, noch eine ganze Reihe von Anwendern, die nach dem Motto verfahren: "Mir kommt kein Roboter ins Haus!". Solche Firmen wählen einen anderen Weg: "Häufig herrscht bei ihnen die Vorstellung vor, dass eine 'saubere' Programmierung die bessere, homogenere Lösung darstellt als die Automatisierung mithilfe von Software-Robotern."

Das sei ein Trugschluss, so der Fachmann. "Denn in den meisten Fällen ist eine integrierte Lösung gar nicht möglich, weil ein Geschäftsprozess zahlreiche Applikationen umfasst und die Systeme miteinander interagieren müssen." Eine klassische Programmierung könne damit nicht Schritt halten.

Ansatzpunkt: Den Istzustand ermitteln

Doch wo soll ein Unternehmen ansetzen, wenn es Prozesse automatisieren möchte? "Im ersten Schritt sollten Firmen die vorhandenen Prozesse analysieren", rät Olav Strand von Blue Prism. "Dabei ist es wichtig, Technologien wie Robotic Process Automation in die vorhandene Landschaft der Geschäftsprozesse zu integrieren und eine unternehmensweite RPA-Strategie zu entwickeln."

Noch einen Schritt zuvor setzen Anbieter von Werkzeugen für das Process Mining an: "Essenziell ist die Analyse der vorhandenen Daten, um das richtige Automatisierungswerkzeug zu bestimmen", stellt beispielsweise Thomas Baier von Lana Labs fest. Dies lasse sich am besten mithilfe von Process Mining erreichen. Dieses Verfahren spiele "eine zentrale Rolle als 'Enabler' für RPA" und schaffe die Grundlage für eine zielgerichtete Automatisierung von Prozessen. Wichtig ist zudem, den Aufwand im Rahmen von BPA möglichst gering zu halten: "Im Idealfall werden vorhandene Workflows beibehalten und deren Ausführung im Zuge der Entwicklung von Bots 'roboterfreundlich' optimiert", sagt Alexander Steiner von meta:proc.

Auch für Deloitte ist ein Process Mining unverzichtbar, so Gabriela Galic: "Es hilft dabei, unnötige Prozessvarianten zu erkennen und das Monitoring der Prozessänderungen zu vereinfachen." Bei einer solchen Bestandsaufnahme sollten IT-Fachleute und Fachabteilungen einen weiteren Aspekt berücksichtigen: die Governance, so Gero Decker von Signavio. Denn Prozesse sowie die zugrunde liegenden Anforderungen sind nicht in Stein gemeißelt, sondern verändern sich permanent. Daher sollten Unternehmen prüfen, welche Prozesse noch "sauber" laufen und - sofern bereits Bots eingesetzt werden -welche Software-Roboter angepasst oder ausgetauscht werden müssen. "Denn ein Ansatz à la 'Hoppla - jetzt komme ich!' bei RPA kann schweren Schaden anrichten, wenn ich die Querbeziehungen nicht verstanden habe", betont Decker.

Welche Prozesse sich automatisieren lassen

Was die Art der Prozesse betrifft, die automatisiert werden, haben Anwenderunternehmen gewissermaßen die Qual der Wahl. "Zuerst werden sicherlich 'klassische' Geschäftsprozesse im Front- und Back-Office automatisiert, etwa im Einkauf, Bestellwesen, der Buchhaltung und dem Kundenservice", sagt Thorsten Stahn. Doch auch in der Industrie lassen sich nach seiner Einschätzung Abläufe mithilfe von Process Mining untersuchen und automatisieren. Forciert wird diese Entwicklung durch Ansätze wie Industrie 4.0, das Internet der Dinge und das Industrial Internet of Things (IIoT).

Auch Alexander Steiner sieht keine Eingrenzung von Technologien wie RPA auf bestimmte Anwendungsbereiche: "Einem Bot ist es egal, ob er SAP, Outlook, eine firmeneigene Software oder ein Online-Portal bedient", so der Fachmann von meta:proc. Das Gleiche gelte für das Einsatzfeld, etwa das Finanz- oder Personalwesen oder eine Produktionsumgebung. In der Praxis zeige sich jedoch, dass vor allem Prozesse für die Automatisierung in Betracht kommen, die "eng mit Endkunden-Kontakten in Verbindung zu bringen sind".

Wichtig: IT, Management und Fachbereiche zusammenbringen

Damit Projekte im Bereich Prozessautomatisierung zu einem Erfolg werden, müssen Unternehmen allerdings nicht nur die passenden technischen Lösungen finden und implementieren. Vielmehr gelte es Überzeugungsarbeit zu leisten, betont Uwe Sendrowski: "Eine Herausforderung kann die Einbeziehung der IT-Abteilung sein", so der Manager von Servicetrace. "Denn auch dann, wenn sich die Mitarbeiter aus dem Business-Bereich für ein RPA-Tool entscheiden, hat letztlich die IT-Abteilung die technische Kontrolle über die Prozessautomatisierung."

Das heißt: Fachbereiche und IT-Abteilungen müssen sich abstimmen. Dies auch deshalb, weil der Erfolg von Prozessautomatisierung und RPA davon abhängt, wie sich das Wissen der Mitarbeiter in einen automatisierten Ablauf integrieren lässt. Noch drastischer bringt es Thorsten Stahn auf den Punkt: "Die ideologischen Gräben zwischen Fachabteilungen und IT-Bereich müssen beseitigt werden, wenn Projekte im Bereich Business Process Automation Erfolg haben sollen."

Einbindung von KI und Prozessmodellierung

Es gilt jedoch nicht nur die diversen Abteilungen in einem Unternehmen unter einen Hut zu bekommen. Dasselbe gilt für die unterschiedlichen Methoden und Tools. Denn wer beispielsweise ausschließlich auf Bots setzt oder nur auf ein RPA-Werkzeug zurückgreift, lässt einen Teil des Potenzials ungenutzt, das Prozessautomatisierung bietet. Eine wichtige Komponente ist beispielsweise die Modellierung und Simulation von Prozessen, so Uwe Sendrowski: "Bevor ein Prozess erfolgreich automatisiert werden kann, muss er korrekt modelliert sein." Servicetrace hat in seine RPA-Lösung daher den Prozessmodellierungs-Standard BPMN 2.0 integriert.

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Blue Prism wiederum setzt auf eine RPA-Lösung, zu deren Bestandteilen Künstliche Intelligenz, kognitive Funktionen sowie ein Governance & Compliance-Operation-Modell zählen. Auch Thorsten Stahn von Lufthansa Industry Solutions sieht die Notwendigkeit, Process Mining mit Data-Analytics- und Machine-Learning-Methoden zu kombinieren. Der Grund: "Es ist heute nicht mehr ausreichend, Prozesse zu visualisieren. Unternehmen erwarten einen Mehrwert, etwa im Bereich der Schwachstellen-Analyse und Prozessoptimierung."

Generell, so Gabriela Galic von Deloitte, sei es unverzichtbar, mehrere Methoden parallel einzusetzen. Das gelte insbesondere für Process Mining und Robotic Process Automation: "Werden Automatisierungspotenziale durch Process Mining identifiziert und mit RPA umgesetzt, ermöglicht im Anschluss wiederum Process Mining eine kontinuierliche Überwachung der eingesetzten Software-Roboter." Somit bilden Galic zufolge beide Ansätze eine "perfekte Symbiose".

Simulation von Prozessen wird wichtiger

Auch Gero Decker betont, dass die Beschränkung auf eine Methode wenig Sinn macht: "Process Mining entfaltet nur im Mix mit anderen Technologien seine volle Kraft, etwa Customer Journey Mapping, Modellierung und Simulation. Sonst endet ein Unternehmen womöglich darin, einen schlechten Prozess um zehn Prozent zu beschleunigen. Es verpasst aber die Chance, ihn aus Sicht der Kunden um den Faktor drei oder gar zehn zu optimieren."

Dass die Simulation von Prozessen immer wichtiger wird, bestätigt Thomas Baier von Lana Labs. Allerdings ist diese Aufgabe alles andere als trivial: "Simulation scheitert häufig daran, dass es sehr aufwendig ist, akkurate Simulationsmodelle zu erstellen. Hier bietet Process Mining eine optimale Ausgangslage, da bereits ein 'Digital Twin' der Prozesse erstellt wird." Allerdings müsse der Mensch die Ziele und Optionen für eine Simulation vorgeben. "Wenn der Rahmen vorgegeben ist, leisten unsere Algorithmen auf Basis des Datenmodells den Soll-Ist-Abgleich und die Ursachenanalyse - und das vollautomatisch."

Prozesse auf der Enterprise-Ebene zu simulieren, ist jedoch alles andere als trivial, betont Gabriela Galic: "Es ist eine besondere Herausforderung, quasi ein 'Röntgenbild' bestehender Prozesse zu erzeugen." Das sei auf die starke Verschachtelung solcher Prozesse zurückzuführen, in Verbindung mit heterogenen Systemlandschaften. "Daher müssen wir auf allen Ebenen eine Visualisierung dieser Verschachtelungen vornehmen", so die Expertin. Als Beispiel führt sie einen Order-to-Cash-Prozess an - mit Produktions- und Einkaufsdaten über unterschiedliche Vertriebsorganisationen hinweg. Solche Vorgänge müssten transparent sein, von der Bestellung bis zur Rechnungsstellung.

... und zahlt sich das Ganze aus?

Strategie hin - Digitalisierung her: Letztlich sollen sich Ansätze wie die Automatisierung von Geschäftsprozessen, Robotic Process Automation und Process Mining für Unternehmen finanziell lohnen. Und das tun sie, sagt Björn Schwarz von Another Monday, zumindest bezogen auf Robotic Process Automation. Unternehmen mit einer klar definierten Strategie in diesem Bereich könnten innerhalb eines Jahres Prozesse automatisieren, die einer vierstelligen Zahl von Full-Time Equivalents (FTE), also Vollzeitstellen, entsprächen.

"Bezogen auf einzelne Prozess oder Prozess-Teile sind Einsparungen von 80 bis 90 Prozent eher die Regel als die Ausnahme." Doch den größten Nutzen einer Automatisierung von Geschäftsprozesse sieht Schwarz, ebenso wie die alle Teilnehmer der Expertenrunde, in einem anderen Bereich: "Der größte Mehrwert kann der Einstieg in die digitale Transformation eines Unternehmens sein."