Elektronische Dokumente müssen über einen eindeutigen Index wieder auffindbar und über die Attribute des Index eindeutig mit dem dazugehörigen steuerrelevanten Datensatz verknüpft sein. Diese Dokumente sind so zu speichern, dass - keine Veränderung der Dokumente selbst möglich ist, - die Beziehung zwischen Dokument und zugehörigem Datensatz nicht aufgelöst oder verändert werden kann und - der Bestand der Dokumente gegen Verlust und Veränderung geschützt ist.

Das System hat sicherzustellen, dass die gespeicherten Dokumente über den vorgegebenen Aufbewahrungszeitraum recherchiert und verlustfrei zur Anzeige gebracht werden können. In der Dokumentation nach GoBS ist dieses Verfahren nachprüfbar zu beschreiben und die Prozesse müssen durch eine revisionssichere Protokollierung nachvollziehbar sein.

Die Zugriffsarten

Beim Datenzugriff nach den GDPdU ergeben sich je nach Typus unterschiedliche Zugriffsarten. Für originär elektronische Unterlagen ist die direkte Auswertbarkeit der Daten für die Zugriffsarten Z1 (unmittelbarer Zugriff) und Z2 (mittelbarer Zugriff) sowie Z3 (Datenträgerüberlassung) sicherzustellen. Liegen die Daten noch im operativen System, also in der sie ursprünglich erzeugenden Anwendung vollständig vor, kann Z1 und Z2 direkt auf diesen Datenbestand erfolgen. Die Anwendung muss jedoch in der Lage sein, auch Datenträger nach Z3 für die Auswertung mit IDEA zu erzeugen. Für nicht maschinell auswertbare Belege gilt, dass die Dokumente über die Attribute des Index im ersten Schritt recherchiert werden, um dann im zweiten Schritt angezeigt zu werden.

Durch die vorgeschlagene Unterscheidung zwischen maschinell auswertbarem Datensatz und zugehörigem, nicht maschinell auswertbarem Belegdokument ist das Problem der steuerrelevanten Daten lösbar. Letztlich lässt sich damit unabhängig von der Form der Daten und Dokumente die "Auswertbarkeit" als "wahlfreier Zugriff auf die steuerrelevanten Daten" beschreiben.