Die Forderung nach einer Verfahrensdokumentation ist nicht neu. Sie ist Bestandteil einer GoBS-konformen Verarbeitung und Speicherung von kaufmännischen Daten und Dokumenten. Darüber hinaus ist sie auch für den Anwender selbst von Nutzen, da sie ihm die Nachvollziehbarkeit der Auslegung und der Weiterentwicklung seiner Systeme ermöglicht. Spätestens wenn eine Migration ansteht, wünscht man sich eine sauber geführte und vollständige Verfahrensdokumentation. Wird die Verfahrensdokumentation und deren Umsetzung im Unternehmen durch einen Wirtschaftsprüfer oder durch den TüV-IT zertifiziert, kann man sicher sein, alle notwendigen Vorbereitungen für den Besuch des Steuerprüfers getroffen zu haben.

Win-Win Situation

Die Frage nach der GDPdU-konformen Archivierung scheint gelöst. Die beschriebene, vom Quellsystem unabhängige Lösung bringt sowohl den steuerpflichtigen Unternehmen, als auch der Finanzverwaltung durchweg Vorteile. Die Unternehmen sind, was die GDPdU anbetrifft, künftig weitgehend unabhängig von Migrationen im Hauptsystem und müssen sich keine Gedanken über die Aufbewahrung auszumusternder Hard- oder Software machen. Die Finanzverwaltung kann auf Bekanntes zurückgreifen und muss sich nicht mit einer Vielzahl von unterschiedlichen DV-Systemen vertraut machen. Der für die Finanzverwaltung sonst dringend erforderliche Einarbeitungsaufwand, bedingt durch die Vielzahl unterschiedlicher Auswertungsprogramme, entfällt weitgehend und die Unternehmen wären von aufwändigen Einweisungen in die Besonderheiten ihrer IT entbunden. Der Befürchtung, dass Unternehmen mit ohnehin wenigen Auswertungs-Tools durch einen IDEA-Client einen Mehrwert für die

Betriebsprüfung schaffen, ist falsch, da der Finanzverwaltung im Rahmen der Datenträgerüberlassung diese Funktionalität ohnehin zur Verfügung steht, wenn auch nicht in der Unternehmens-DV selbst. Im Gegenteil, die Beschränkung auf diese Analysemöglichkeiten würde es den Steuerpflichtigen ersparen, über eine Trennung von Auswertungen nachzudenken, die ausnahmslos der Steuerung interner Betriebsabläufe dienen und damit nicht in Beziehung zu steuerlich relevanten Daten stehen. Lastintensive Auswertungen für die Prüfer könnten auf diesen Systembereich verlagert werden und das operative System so konstant performant halten.

Fazit

Unternehmen müssen jetzt Handeln, um das "Team-Eichel" in der Gesamtwertung noch abzufangen. IDEA-Client, Simulation der Betriebsprüfung und Datentrennung sind dabei Tuningfaktoren, welche die Waffengleichheit wieder herstellen. Und eines darf man nicht vergessen: Die Unternehmen haben jenseits der Steuerwelt die Chance, Daten weitaus besser auszuwerten und zur verbesserten Steuerung einzusetzen. Dies ist ein Baustein im künftigen Wettbewerb und sichert letztlich die Grundlage für die digitale Betriebsprüfung, nämlich die Unternehmen selbst.