Die Diskussion um die GDPdU war für den Steuerpflichtigen - und auch für die Steuerberater selbst - mehr als verwirrend. So stellt sich bei vielen die Frage, warum ein "IDEA-Client" eine neue Qualität bringen soll. Das BMF hat selbst in einem Schreiben diesen Ansatz als "zielführend" und "substantiiert" bezeichnet. Für den Anwender bringt dies eine Vielzahl von Vorteilen. Wenn man mit einer unabhängigen Auswertungssoftware die steuerrelevanten Daten auswerten kann, muss man sie weder im operativen System vorhalten, noch muss man sie in dieses System zurückladen.

Besonders bei größeren Anwendungen ist es üblich, nicht mehr benötigte Daten aus dem operativen System auszulagern, um es zu entlasten, die Performance zu steigern und Online-Speicherplatz zu sparen. Wollte man im laufenden Betrieb alte Daten wieder in das System zurückladen, gäbe dies vielfach Probleme. Die Installation kann sich geändert haben, Strukturen, Formate und Stammdaten haben sich verändert, die Altdaten würden Laufzeit und Stabilität der genutzten Produktivumgebung beeinträchtigen. Statt dessen braucht man "nur" noch sauber aufbereitet die Daten an ein externes Speicher-, Archiv- oder Datensicherungssystem übertragen und kann sie bei Bedarf dem Steuerprüfer zur Auswertung unabhängig bereitstellen. Bei der Übergabe der Daten kommt es jedoch besonders darauf an, auch die richtigen Strukturinformationen über den Aufbau der Dateien und im System vorhandene Auswertungen mit zu übergeben. Die Beschränkung auf die

IDEA-Funktionalität erlaubt dem Steuerpflichtigen darüber hinaus seine Daten zu testen, bevor sie unveränderbar archiviert werden. Vollständigkeit und Auswertungsfähigkeit können so sichergestellt werden. Dies verringert Unsicherheit, Abhängigkeit und spart Kosten.

So erübrigt sich auch die Anforderung aus dem BMF-Fragen-und-Antwortenkatalog, in der die gleiche Auswertungsfunktionalität gefordert wurde, wie sie das Ursprungssystem besitzt. Bei einem größeren ERP-System gibt es Hunderte von Auswertungen, nahezu beliebige Kombinations- und Recherchemöglichkeiten, die nie in einem Archivsystem hätten nachgebildet werden können. Wenn nun die Auswertung mit IDEA ausreichend ist, kann man auch gleich einen Schritt weiter gehen und einen IDEA-Client konzipieren, der direkt auf den archivierten Dateien nebst zugehörigen Stammdaten und Strukturinformationen alle drei Zugriffsarten Z1, Z2 und Z3 realisiert. Da die Auswertungsalgorithmen vorhanden sind, ist der Schritt vom reinen Auswertungs-Tool zum IDEA-Client nur ein sehr kleiner.

Eine Verfahrensdokumentation ist wichtig

Diese Prozesse, von der Entstehung der Daten und Dokumente über das Wiederfinden und Bereitstellen bis hin zur gesetzeskonformen Entsorgung sind in einer Verfahrensdokumentation nach GoBS zu dokumentieren und entsprechend dem Ausbau und der Veränderung der Systeme fortzuschreiben. Bisher waren die beim Anwender installierten Systeme eher selten Gegenstand einer Prüfung durch den Außenprüfer. In dem Maße, wie der Außenprüfer selbst solche Systeme für Z1 und Z2 benutzt, wird der Nachweis von ordnungsgemäßer Verarbeitung, Nutzung und Betrieb immer wichtiger. Der Steuerpflichtige mit größeren Anwendungssystemen muss sich daher darauf einrichten, dass bei einer Prüfung zukünftig nach der Verfahrensdokumentation gefragt wird, damit der Prüfer sich einen Überblick über die Systeme, deren Funktionsweise, die Zugriffsmöglichkeiten und die enthaltenen Daten verschaffen kann.