Video-Meet: Konferenz planen

Sind die Voraussetzungen erfüllt, kann eine Videokonferenz mit wenigen Mausklicken initiiert werden. Der Konferenz-Host hat dabei die Wahl zwischen der Einladung zu einer Sofortkonferenz oder einer geplanten Konferenz. Bei einer geplanten Konferenz versendet das System an alle ausgewählten Teilnehmer automatisch eine E-Mail, die für Notes oder Exchange gleichzeitig die entsprechenden Kalendereinträge beinhaltet. Zudem enthält die Einladung gleichzeitig eine Erklärung, wie sich der Teilnehmer dann per Skype, Teleconferencing-System (H-323), Google Video Chat oder Telefon in die Konferenz einklinken kann. Ist das entsprechende System - egal ob Telepresence, PC, Tablet oder Smartphone, sauber konfiguriert - so muss der User lediglich den zu seinem Videosystem passenden Link in der Mail anklicken und die Videoverbindung wird aufgebaut. Die Authentifizierung erfolgt dann mit der in der Mail ebenfalls aufgeführten Konferenz-ID sowie dem dazugehörenden PIN-Code.

Eine Vorgehensweise die unseren Tests in der Regel funktionierte. Lediglich ein HP Touchpad mit WebOS bereitete Ärger. Da hier Skype nicht transparent implementiert ist, sondern mit der Kontakte-App des WebOS verwoben ist, funktionierten die Links der E-Mail nicht. Bei allen anderen Geräten mit einer transparenten Implementierung der jeweiligen Videokonferenz-Software hatten wir keine Schwierigkeiten - egal ob Windows-PC, Android, iPhone oder iPad. Probleme bereitete höchstens die Ungeduld der Anwender. Weil der Aufbau der Konferenzverbindung doch einige Sekunden dauert, dachten die Testpersonen häufig, das System sei gescheitert und wollten ihm mit eigenen Eingaben auf die Sprünge helfen. Ein Verhalten, das die Software erst recht außer Tritt brachte. Deshalb sollte ein Moderator Neulinge, die zum ersten Mal an einer VideoMeet-Session teilnehmen, unbedingt darauf hinweisen, sich sklavisch an die Beschreibung in der Einladungs-Mail zu halten.