Diesen Zusammenhang verdeutlicht auch eine Studie der Emaro AG (Emaro ist ein von SAP und der Deutschen Bank gegründeter Marktplatz für so genannte Maintenance-, Repair- und- Operation (MRO)-Teile).

Untersucht wurde ein Industrieunternehmen mit rund 5000 Mitarbeitern in sechs Ländern und einem Jahresumsatz von gut 800 Millionen Euro. In diesem Betrieb fallen jährlich im Bereich indirekter Güter rund 18 000 Bestellungen mit einem Gesamtvolumen von etwa 15 Millionen Euro bei ungefähr 400 Lieferanten an.

Eine durchschnittliche Bestellung dauerte 105 Minuten und kostete knapp 130 Euro. Durch die Einführung eines elektronischen Beschaffungssystems hätte sich der Zeitaufwand pro Bestellung auf 36,5 Minuten senken lassen, was Kosten in Höhe von 45 Euro entspricht. Insgesamt wären dadurch die jährlichen Prozesskosten von 2,3 Millionen auf 800 000 Euro geschrumpft.

Dem hätten jedoch zusätzliche Aufwendungen für Katalog- und Lieferanten-Management gegenüber gestanden. Hätte das Unternehmen dies selbst durchgeführt, wären nach internen Berechnungen des Unternehmens zehn Mitarbeiter damit beschäftigt gewesen, mit zusätzlichen Personalkosten in Höhe von 1,3 Millionen Euro jährlich. Der Einspareffekt hätte sich auf 200 000 Euro im Jahr reduziert.

Das betrachtete Unternehmen hat sich deshalb dafür entschieden, ein Serviceunternehmen für das Lieferanten- und Katalog-Management zu verpflichten. Da dieser Dienstleister aufgrund seiner Spezialisierung und durch Mengeneffekte günstiger agieren kann, erzielte das Unternehmen insgesamt einen Einspareffekt von 1,2 Millionen Euro im Jahr oder 52 Prozent der bisherigen Prozesskosten.

Dieses Beispiel lässt sich allerdings auf keinen Fall verallgemeinern. Das Einsparpotenzial hängt im Einzelfall davon ab, wie effizient der bisherige Beschaffungsprozess im Detail schon ist. Als ersten Schritt etwa kann man auch ohne E-Procurement-System die Lieferantenzahl reduzieren und Beschaffungsabläufe standardisieren.