Arbeitsteilige Prozesse im Unternehmen erfordern auch Softwarelösungen, die sich auf die verschiedenen Rollen in einem solchen Prozess einstellen lassen. Beispielhaft seien hier einige dieser Rollen kurz beschrieben: Als Autor fungieren meist Mitarbeiter in einer Fachabteilung oder Freiberufler. Sie erstellen in der Regel mit einer Textverarbeitung wie MS Word Inhalte für Websites, Marketingunterlagen, Produktbeschreibungen etc. Die produzierten Inhalte werden der Redaktion für die jeweiligen Dokumente zugeliefert. Der Redakteur ist verantwortlich für das jeweilige Dokument - ob es sich um eine Website oder ein Loseblattwerk handelt - und koordiniert zumeist die Arbeit vieler Autoren. Darüber hinaus obliegt ihm die Organisation der Übersetzungen und Koordination externer Dienstleister. Er zeichnet im Allgemeinen auch für die Publikation verantwortlich.
Der Redaktionsleiter hat zumeist die Verantwortung für eine ganze Anzahl verschiedener Dokumente in einem bestimmten Sachgebiet. Er übernimmt Aufgaben der Qualitätskontrolle, hat die Übersicht über Termine und die Berechtigung, bestimmte Inhalte für die Publikation freizugeben. Als Administrator fungieren zumeist Mitarbeiter der EDV-Abteilung - und haben damit den Job des Kümmerers, während das System im Betrieb ist. Sie nehmen neue Benutzer und Rollen an und weisen entsprechende Rechte zu. Darüber hinaus führen sie beispielsweise auch einfache Modifikationen an der Systemkonfiguration aus.
Grafiker liefern Zeichnungen, Grafiken und andere binäre Dateien in verschiedenen Dateiformaten an, die der Redakteur für die Produktion eines Dokuments benötigt. Die Aufgaben des Übersetzers erledigen oft externe Dienstleister, die - wenn sie überhaupt direkt am System arbeiten - lediglich Zugriff auf die zu übersetzenden Texte haben und Textteile ein- und auschecken können.
Vom Zusammenspiel dieser Rollenträger hängt der reibungslose Ablauf bei der Erstellung, Verwaltung und dem Publizieren von Informationen in Unternehmen ab. Nicht nur die einzelnen Arbeitsplätze (Clients) am System müssen daher optimal für die jeweiligen Tätigkeiten ausgerüstet sein, auch Abstimmungs- und Workflow-Prozesse sollten sich abbilden lassen. Darüber hinaus ist natürlich eine Multi-User-Unterstützung des Systems unerlässlich.
Zusätzlich zu den genannten kommen noch weitere Kriterien zur Auswahl eines geeigneten Systems zur Verwaltung von Inhalten hinzu: Neben den eigentlichen XML-Texten sollte das System auch beliebige binäre Daten wie PDF-Dateien, Powerpoint-Folien oder auch Bilddateien in verschiedenen Formaten speichern und verwalten können. Diese Funktionalität des Ressourcen-Managements bildet die Brücke zum Dokumenten-Management klassischer
Format beherrschen