Enormes Rationalisierungspotenzial bietet die Modularisierung, also die Aufteilung des Inhalts eines Dokumentes in kleinere Einheiten. Kriterien für die Aufteilung können unter anderem die Funktionen von Textteilen sein. Strukturierte Datenpools bestehen immer aus Modulen, unabhängig davon, wie groß die Module sind. In einem Fachverlag für Gesetzestexte beispielsweise kann es sein, dass das kleinste Modul tatsächlich das einzelne Gesetz ist. Für eine Softwaredokumentation hingegen kann das kleinste Modul aus wenigen Sätzen bestehen, etwa im Falle einer Systemmeldung, die an verschiedenen Stellen verwendet werden muss. Eine sinnvolle Modularisierung bietet Vorteile in verschiedenen Anwendungsbereichen:

- Übersetzungsmanagement: Es werden nicht mehr die gesamten Dokumente übersetzt, sondern nur noch geänderte Module.

- Zielgruppenorientierung: Module lassen sich zu zielgruppenspezifischen Dokumenten zusammenstellen.

- Variantenbildung: Produktbeschreibungen für die verschiedenen Varianten unterscheiden sich nur in einigen Modulen.

- Arbeitsteilung: Verschiedene Personen können gleichzeitig an einem Dokument tätig sein, wenn sie jeweils an einzelnen Modulen arbeiten können.

- Mehrfachverwendung: Durch Modularisierung können beliebige Mengen und Kombinationen von Modulen für die verschiedenen Dokumentprodukte wieder verwendet werden.