- Welche Anforderungen an Klassifizierungen und Recherchen zu Informationseinheiten sind gegeben?

- Welche Schnittstellen sind zu anderen Systemen notwendig (Translation Memory, ERP etc.)?

Ausgehend von diesen Fragen lassen sich einige grundsätzliche Anforderungen an Systeme definieren, die sich dieser Form des Dokumenten-Managements - oder besser Informations-Managements - widmen.

Die Inhalte beziehungsweise Dokumente sollten aus einer gemeinsamen Datenquelle für die verschiedenen Medien und Formate stammen. Hierzu muss man auf ein geeignetes Speicherformat zurückgreifen, vorzugsweise die Extended Markup Language (XML), die sich zunehmend als Standard-Datenaustauschformat durchsetzt. Inhalte können damit beispielsweise in einem XML-fähigen System erstellt, in einem anderen dann veredelt werden und in einem weiteren wiederum in die Anwendung gehen, ohne dass man die Daten aufwändig konvertieren muss. So lassen sich Prozessketten in Unternehmen effizient und einheitlich gestalten.

Die medienneutrale Datenhaltung verhindert, dass Inhalte für die verschiedenen Medien mehrfach in den Datenbanken liegen, die dann auch jeweils gepflegt werden müssten. Darüber hinaus ist durch den Einsatz von XML die Trennung von Inhalt, Struktur und Layout sinnvoll möglich. Und nur durch diese Trennung kann man sich effizient und arbeitsteilig mit großen Dokumenten beschäftigen. Auch die Publikation von Inhalten in unterschiedliche Medien aus einer Quelle setzen die Trennung von Inhalt, Struktur und Layout voraus.

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