Vierzig Belegarten

der Privatkundenabteilung der Gontard & Metallbank fallen insgesamt rund vierzig verschiedene Belegarten wie beispielsweise allgemeine Kontounterlagen, Zahlungsverkehrsbelege, Vollmachten sowie Orderbelege und Wertpapierabrechnungen an. Diese verwaltet das neue System in sieben Archivtypen. Während der Pilotphase arbeiteten zunächst 50 ausgewählte Mitarbeiter mit dem System. Zukünftig sollen weitere 150 Arbeitsplätze von der Abwicklungsabteilung bis hin zum Vorstand für den Zugriff auf das Archiv freigeschaltet werden. Derzeit bereiten die Mitarbeiter des Geldinstituts täglich rund 5000 neue Dokumente zunächst so auf, dass PMC die Belege erfassen und archivieren kann. Das Dienstleistungsunternehmen verfügt über einen eigenen Kurierdienst, der die Belege bei allen drei Geschäftsstellen abholt und in verplombten Behältern nach Waltershausen transportiert. Dort werden die Informationen digitalisiert und indexiert und stehen den Mitarbeitern des

Geldinstituts noch am gleichen Tag im Archiv zur Verfügung. Für die Reduzierung der Indizierkosten sorgt ein Datenbankabgleich mit einem Extrakt der Datenbank der Gontard und Metallbank. Bei der Indexierung wird nach der manuellen Erfassung einer bestimmten Kontonummer automatisch der Name und Vorname des Kontoinhabers ergänzt.

Indizierkosten senken

Darüber hinaus übermittelt die Gontard & Metallbank auch Druckdaten beispielsweise von Wertpapierabrechnungen und Überziehungslisten an PMC. Nach einer anschließenden Datenarchivierung per Computer Output to Laser Disk (Cold) kann der Benutzer den List-Output direkt im Archivsystem abrufen. Sämtliche Cold-Prozesse werden hierbei über den Aecold Systemdienst von Arcextender abgewickelt.

Nach der Erfassung der Belege schreibt PMC alle Informationen zunächst in den Cache des Compaq-Server-Systems und speichert jeweils einen identischen Datensatz auf ein WORM-Medium. "Alle lebenden Kontounterlagen müssen permanent sekundenschnell verfügbar sein - deshalb bleiben sie zunächst für drei Monate im Cache. Erst nach dieser Frist werden die Daten vom Server gelöscht und dann bei einer Suche automatisch von der WORM-Jukebox zur Verfügung gestellt", berichtet der Innenleiter. "Andere Belege, die eher selten im Zugriff sind, verweilen nur rund 14 Tage auf der Server-Festplatte."