HR-Digitalisierung stockt

Viele Personalprozesse laufen nur offline

28.02.2019
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Spezialgebiet Business-Software: Business Intelligence, Big Data, CRM, ECM und ERP; Betreuung von News und Titel-Strecken in der Print-Ausgabe der COMPUTERWOCHE.
Viele Angestellte möchten Personalprozesse online oder mobil abwickeln. Doch in Deutschland hinkt die Digitalisierung der Human-Resources-Abteilungen hinterher, wie eine aktuelle Umfrage zeigt.

Deutsche Arbeitnehmer können eigenen Angaben zufolge grundlegende HR-Verwaltungsaufgaben kaum mit mobilen Geräten erledigen. Mehr als zwei Drittel (69 Prozent) aller HR-Prozesse werden nach wie vor offline bearbeitet. Nur sieben Prozent aller Verwaltungsaufgaben lassen sich mit mobilen Geräten erledigen. Zu diesem Ergebnis kommt eine Umfrage des Lohn- und Personaldienstleisters SD Worx.

Viele Personalprozesse laufen in Deutschland nach wie vor ausschließlich offline.
Viele Personalprozesse laufen in Deutschland nach wie vor ausschließlich offline.
Foto: M-SUR - shutterstock.com

Die Untersuchung zum Umfang der Digitalisierung am Arbeitsplatz wurde in Belgien, Deutschland, Frankreich, Großbritannien, den Niederlanden und Österreich durchgeführt. Dabei befragte das Unternehmen in jedem Land 500 Menschen zu 100 arbeitsbezogenen Aspekten ihrer Beschäftigung. Deutschland schnitt hinsichtlich der Digitalisierung mit dem schlechtesten Ergebnis aller untersuchten Länder ab.

Große Lücken zwischen Wunsch und Wirklichkeit

Demzufolge klaffen gerade in Deutschland die Digitalisierungswünsche der Mitarbeiter und der Realität in den Unternehmen teilweise weit auseinander. Beispielsweise würden rund zwei Drittel der Angestellten hierzulande ihren Urlaub gerne online beantragen, sei es über ein mobiles Endgerät oder einen stationären Rechner. Tatsächlich ist dies jedoch laut Studie für nicht einmal die Hälfte der Befragten möglich (47 Prozent).

Viele Angestellte in Deutschland würden ihre Personalangelegenheiten gerne online regeln ...
Viele Angestellte in Deutschland würden ihre Personalangelegenheiten gerne online regeln ...
Foto: SD Worx

Ein ähnliches Bild zeichnet sich auch bei anderen Prozessen ab. Gilt es beispielsweise, Bescheinigungen und Spesenabrechnungen einzureichen sowie bestimmte Faktoren rund um den Arbeitsplatz zu beantragen oder zu reservieren, muss vielerorts noch auf Papier und Hauspost zurückgegriffen werden.

... können aber nicht, weil in vielen Unternehmen hierzulande die HR-Abläufe noch nicht digitalisiert sind.
... können aber nicht, weil in vielen Unternehmen hierzulande die HR-Abläufe noch nicht digitalisiert sind.
Foto: SD Worx

In anderen Ländern ist die Lücke zwischen der Erwartungshaltung der Mitarbeiter und dem Betriebsalltag längst nicht so groß. Beispielsweise wollen knapp drei Viertel (73,8 Prozent) der Angestellten in Großbritannien ihren Urlaub online beantragen - möglich ist das laut Umfrage für 70 Prozent.

Gerade im Hinblick auf mobile Optionen, die Personalverwaltung effizienter zu machen, hinken deutsche Unternehmen hinterher. So ergab die Untersuchung, dass nur elf Prozent der deutschen Mitarbeiter ihre Spesenabrechnung über ihr mobiles Gerät einreichen können. Im Schnitt liegt der Anteil der deutschen Angestellten, die HR-Aufgaben per Mobile Device abwickeln können zwischen zehn und 20 Prozent.

Gerade im Hinblick auf mobile Optionen Für die Abwicklung von HR-Prozessen gibt es noch einigen Nachholbedarf in Deutschland.
Gerade im Hinblick auf mobile Optionen Für die Abwicklung von HR-Prozessen gibt es noch einigen Nachholbedarf in Deutschland.
Foto: SD Worx

Zu wenig, findet Mark Eger, Managing Director der SD Worx Deutschland. "Angesichts der Tatsache, dass Menschen im Durchschnitt täglich etwa 50 Mal auf ihr Telefon schauen, könnte davon ausgegangen werden, dass mobile Optionen stärker im Arbeitsumfeld verwurzelt sind." Die Defizite in der Digitalisierung der HR-Bereiche gehen zu Lasten der Effizienz und Produktivität, warnt der Manager. "Ist die Möglichkeit der digitalen Abwicklung nicht gegeben, kann dies zu erheblichen Auswirkungen auf Unternehmen und deren Mitarbeiter führen. Mitarbeiter verbringen zu viel Zeit mit HR-Verwaltungsaufgaben. Zeit, die ihnen für wertvollere Arbeiten fehlt, was sich letztendlich negativ auf das Engagement der Mitarbeiter auswirkt."

Welche Aufgaben digital erledigt werden können, hängt laut der Umfrage in hohem Maße vom Standort ab. Beispielsweise sei lediglich ein Drittel der Befragten in Deutschland in der Lage, ihre Spesenabrechnung online einzureichen. In Belgien, Frankreich und Österreich ist dazu knapp die Hälfte der Belegschaft in der Lage, In Großbritannien sind es im Schnitt knapp 60 Prozent und in den Niederlanden sogar zwei Drittel der Mitarbeiter.

Technologie am Arbeitsplatz hat in Deutschland den niedrigsten Stellenwert

Angesichts der fehlenden digitalen Möglichkeiten, Verwaltungsaufgaben online zu erledigen, scheinen die Mitarbeiter in Deutschland ihre Ansprüche von Haus aus herunterzuschrauben. Deutsche Angestellte beschäftigten sich am wenigsten mit der Nutzung mobiler Endgeräte für die Arbeit, schreiben die Studienautoren. In Großbritannien würden beispielsweise zwei Drittel der Mitarbeiter gern eine Änderung ihrer Arbeitszeit wie Teilzeit oder Elternzeit digital beantragen, während dies lediglich für 44 Prozent der Befragten in Deutschland gilt.

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"Technologie und vor allem mobile Endgeräte sind längst ein nicht wegzudenkender Bestandteil in unserem Privatleben", konstatiert SD Worx-Manager Eger. "Am Arbeitsplatz dagegen werden sie noch stiefmütterlich behandelt." Die Studie mache deutlich, dass Mitarbeiter grundlegende HR-Verwaltungsaufgaben gerne mit mobilen Geräten erledigen möchten, ihnen jedoch oft die Möglichkeit dazu fehlten. "Das ist gefährlich, da Arbeitgeber so das Engagement und damit die Produktivität der Mitarbeiter aufs Spiel setzen", sagt Eger. "Arbeitgeber müssen ein offenes Ohr für die Belange der Mitarbeiter haben und sich neuen Arbeitsweisen anpassen."

Über die Umfrage

Die Europe-LTD-Studie fragt 100 arbeitsbezogene Aspekte ab, die für die Zufriedenheit, Motivation, Beteiligung und das Engagement der Mitarbeiter relevant sind. Seit 2009 wird die Umfrage jährlich unter 2500 belgischen Mitarbeitern unter dem Namen NV Belgium durchgeführt. Aufgrund des internationalen Wachstums erweiterte SD Worx diese Studie im Jahr 2017 auf Deutschland, Frankreich, die Niederlande, Österreich und das Vereinigte Königreich. Sie umfasst jeweils 500 Mitarbeiter. Die Stichprobe ist laut Urheber repräsentativ für die einzelnen lokalen Arbeitsmärkte, mit der gleichen Zusammensetzung in Bezug auf Status (Arbeiter, Büroangestellte und Beamte), Geschlecht, Region, Arbeitsmodell, Sprache, Bildungsgrad und Unternehmensgröße wie bei der Erwerbsbevölkerung in den betreffenden Ländern.