Darüber hinaus ist es notwendig, bereits vor Unterzeichnung der Absichtserklärung in einem Kommunikationsplan festzulegen, zu welchem Zeitpunkt durch wen über welches Medium zu welchem Sachverhalt Stellung bezogen wird. Ebenso erwarten die Mitarbeiter Informationen über die Gestaltungsmöglichkeiten, die ihnen eingeräumt werden. So können sie oftmals erheblich bessere Auskünfte darüber geben, welche bestehenden Abläufe in das neue Unternehmen übernommen werden sollen und welche aus ihrer Sicht neu gestaltet werden müssen.
Um alle diese Themen zu berücksichtigen, empfiehlt sich ein Vorgehen in drei Phasen:
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Im ersten Schritt werden die gemeinsame Vision formuliert und die künftige Unternehmenskultur beschrieben. Wesentlicher Bestandteil dieser Phase ist das Aufsetzen und Starten eines Veränderungs-Managements, das auch die weiteren Stufen des Zusammenschlusses begleitet und durchdringt. In der zweiten Phase steht die Integration von Geschäftsprozessen im Vordergrund. Zu beantworten sind hierbei im Wesentlichen wirtschaftlich-strategische Fragen. Schließlich geht es auf der dritten Ebene um die Beschreibung der notwendigen IT-Landschaft. Dann erst kann auf Grund der vorhergehenden Festlegungen ein sinnvoller IT-Bebauungsplan formuliert werden. |
Kriege zwischen Einheiten
Vielfach wird jedoch versucht, bereits den zweiten und dritten Schritt vor dem ersten zu tun. In diesen Fällen kreist die Diskussion dann um die künftige, einheitliche IT-Landschaft, lange bevor die anderen erforderlichen Phasen abgeschlossen wurden. Dadurch erhält die angestrebte IT-Anpassung häufig den Charakter eines Grabenkrieges zwischen den bisher getrennten Unternehmenseinheiten. Ohne dass ein strategischer oder operativer Rahmen gesetzt wurde, diskutieren die Parteien dann über technische Aspekte und streiten beispielsweise darüber, ob die neue Landschaft zentral oder dezentral ausgerichtet und auf Windows oder Linux basieren soll.
Wurde hingegen schon am Anfang Einigkeit erzielt, so kann die Diskussion um die gemeinsame IT-Architektur wesentlich zielgerichteter stattfinden. Oftmals erkennen die beteiligten Parteien, dass sie auf Grund der Projektpläne für die einheitliche Prozesslandschaft zumindest mittelfristig mit den bestehenden IT-Systemen parallel nicht nur arbeiten müssen, sondern - ohne großen Reibungsverlust - auch können. Selbstverständlich muss die Unternehmensleitung darum bemüht sein, essenzielle Prozesse wie beispielsweise das Controlling rasch zu vereinheitlichen und diese wiederum durch einheitliche IT zu unterstützen.