Kosten erkennen
Zwischen 30 und 50 Prozent der gesamten IT-Ausgaben deutscher Unternehmen lassen sich den Lösungen der SAP sowie zugehörigen Dienstleistungen zuordnen, schätzt Karsten Tampier, Benchmark-Berater von Maturity Consulting. Dabei fehle den meisten Firmen jedoch die Transparenz darüber, ob sich diese Investitionen auszahlen oder ob sie an dieser Stelle Geld verschwenden. Um den tatsächlichen Aufwand zu bestimmen, bemühen die Unternehmen traditionell die "Kosten pro Anwender". Allerdings unterliegt diese Bezugsgröße je nach Systemlandschaft immensen Schwankungen. "Die beabsichtigte Transparenz der SAP-Kosten lässt sich damit aber nicht erreichen", so Tampier.
Wer wissen will, ob seine SAP-Kosten zu hoch sind, muss die gesamte Leistungserbringung der Walldorfer systematisch analysieren und die tatsächlichen Aufwandstreiber ermitteln, rät der Benchmark-Spezialist. Dazu sollten Anwender alle Ebenen einer SAP-Landschaft betrachten und bewerten: Dazu zählen die Infrastruktur, die Basis, das Applikations-Management und der Service Desk. Herauskommen sollte ein möglichst komplettes Bild von der Relevanz der Geschäftsprozesse, der Unterstützung durch die SAP-Software, dem Nutzen und Auslasten der einzelnen Module sowie dem Reifegrad der Anwendungen und die Qualitätsanforderungen.
Das Potenzial zum Sparen
Trotz der Unterschiede zwischen den Unternehmen gibt es laut Maturity Consulting typische Sparpotenziale, die über eine große Anzahl von SAP-Plattformen hinweg immer wieder auftauchen:
Konsolidieren und Harmonisieren von SAP-Systemen: IT-Verantwortliche müssen die richtige Balance zwischen zentral und dezentral gesteuerten Prozessen im SAP-System finden. Die Entscheidung richtet sich nach dem Einsatz bestimmter Module sowie nach dem Grad, wie die Anwendung standardisiert und genutzt wird.
Das optimale SAP-System-Management: Die Schnittstellen zwischen der Infrastruktur, der SAP-Basis, dem Anwendungsbetrieb und den Anwendern müssen exakt definiert werden. Zusätzliche Kosten entstehen immer dann, wenn es zu viele organisatorische Schnittstellen gibt sowie die Änderungsanforderungen schlecht geplant werden. Wer die einzelnen Anforderungen nach Aufgaben ordnet und auf bestimmte Zeiten reduziert, verringert den Aufwand.
Am Standard bleiben: Häufig wird SAP an die Prozesse des Unternehmens angepasst, anstatt die Unternehmensabläufe an die von SAP definierten Standardprozesse anzugleichen. Das Ergebnis ist nach einigen Jahren ein stark modifiziertes System, das zwar die Anforderungen des Kunden abdeckt, dafür aber zu viel Geld für individuelle Anpassungen verschlingt.