Geschäftsbriefe mit Kontaktdaten aus Outlook
Sie haben gesehen, wie aus den Outlook-Kontakten heraus das Erstellen eines Word-(Serien)Briefs mit individuellen Adressfeldern funktioniert. Praxistauglich für den Büroalltag wird diese Serienbrieffunktion aber erst dann, wenn die Kontaktdaten nahtlos in vorbereitete Vorlagen für Geschäftbriefe, Rechnungen und andere Dokumente übernommen werden können. Ein kleiner Haken dabei: Die Vorlagen dürfen nicht im üblichen Word-Vorlagenformat (.dot-Dateien) gespeichert werden, da Outlook dieses Format nicht akzeptiert. In unserem Verfahren müssen die Serienbriefvorlagen im herkömmlichen .doc-Format vorliegen.
1 Gehen Sie beim ersten Erstellen eines Vorlagendokuments zunächst wie im vorigen Tipp beschrieben vor, also ausgehend vom Kontakte-Fenster in Outlook. Speichern Sie ein so angefertigtes Dokument mit einem eindeutigen Namen, also etwa "Serienbriefvorlage.doc" oder "Rechnungsvorlage.doc".
2 Möchten Sie bereits bestehende Geschäftsvorlagen nutzen, müssen Sie einen kleinen Umweg einschlagen. Erstellen Sie die unter Punkt 1 genannte Serienbriefvorlage.doc mit allen benötigten Feldern, markieren Sie diese Felder und kopieren Sie sie in die Zwischenablage. Wechseln Sie nun in Ihrer bestehenden Geschäftsvorlage in den Adressbereich, fügen Sie die Felder ein und speichern Sie die Datei nun über "Datei, Speichern unter" als "Geschäftsvorlage.doc" (Dateityp: "Word-Dokument*.doc"). Dieses Prozedere hat seinen Grund: Beginnen Sie den Vorgang nämlich in Word statt in Outlook, steht Ihnen die Option "Seriendruck-Felder einfügen" nicht zur Verfügung.
3 Wählen sie nun in den Kontakten von Outlook die gewünschten Adressen für das Mailing aus und gehen Sie auf "Extras, Seriendruck". Im Dialog aktivieren Sie "Nur ausgewählte Kontakte" und im Abschnitt "Dokument" "Vorhandenes Dokument:"
4 Klicken Sie rechts auf "Durchsuchen", gehen Sie in Ihre Dateiablage und wählen Sie das zuvor erzeugte Vorlagendokument "Geschäftsvorlage.doc" (Punkt 2) aus. Das Dokument wird von Outlook "geöffnet und geprüft" und anschließend in Word geladen.