Vor jedem der letzten Office-Updates zweifelten Marktbeobachter und Anwender am Nutzen, den der Umstieg auf die neue Version bringen sollte. Zusätzliche Wizards, animierte Helferlein oder die Deaktivierung zuvor angepriesener, aber zu gefährlicher Funktionen vermochten davon kaum zu überzeugen. Daher kündigte Microsoft bereits mit „Office XP“ die Unterstützung von XML als wesentliche Neuerung an. Mit einem proprietären Dateiformat, das XML-Inseln in HTML-Dokumente einbettet, und ziemlich beschränkten XML-Features blieb die derzeit noch aktuelle Ausführung deutlich hinter den geschürten Erwartungen zurück. Auch die schon lange verheißenen Teamfunktionen - etwa Diskussionsforen auf Basis von Word-Dokumenten - wirkten eher enttäuschend.
Zweiter Anlauf bei XML
Die für Mitte nächsten Jahres ankündigte Version (Codename „Office 11“) will Microsoft endlich zu einem Werkzeugkasten umbauen, mit dem sich Informationen zusammenführen, verarbeiten und innerhalb von Teams verbreiten lassen. Entsprechend wenig Neuerungen gibt es im herkömmlichen Anwendungsgebiet, wo Dokumente optisch ansprechend aufbereitet und auf Papier ausgedruckt werden.
Beim zweiten XML-Anlauf von Office geht es nicht primär darum, Dokumente in einem Microsoft-eigenen XML-Format abzuspeichern. Vielmehr sollen Anwender die Möglichkeit haben, Daten auf Basis ihrer eigenen Schemata zu erstellen. Zu diesem Zweck müssen Benutzer in der jeweiligen Anwendung ein XML-Schema registrieren. Document Type Definitions (DTDs) akzeptiert Office 11 nicht. Die kürzlich erschienene Betaausgabe von Word hat damit offenbar noch Schwierigkeiten und lehnte im Test der COMPUTERWOCHE die XHTML-Definition des W3C als ungültiges Schema ab.
Die Funktionen zur Bearbeitung von XML-Dokumenten beschränken sich nicht darauf, dass innerhalb des Textfensters wahlweise Elementbezeichner („Tags“) angezeigt werden können. Darüber hinaus validieren Word und Excel die Eingaben des Benutzers und monieren unzulässige Elemente oder Attribute. Alternativ bietet Word in einer Liste jene Elemente an, die an einer bestimmten Position zulässig sind und die sich per Drag and Drop einfügen lassen. Standardmäßig unterbindet die Textverarbeitung das Speichern nicht valider Dokumente.
Als nützliches Feature dürfte sich erweisen, dass der Öffnen- und Speichervorgang eines XML-Dokuments mit einer XSL-Transformation assoziiert werden kann, so dass sich Daten auf Basis verschiedener XML-Strukturen einfach importieren, bearbeiten und exportieren lassen. Über die Transformation eines individuellen XML-Schemas oder die Verwendung der XHTML-Definition ließe sich die Textverarbeitung erstmals auch als brauchbares HTML-Werkzeug nutzen.
Neben der Unterstützung für anwenderspezifische Schemata bieten die Programme noch ihre eigenen XML-Formate, bei Word heißt es WordML. Dieses dient im Rahmen der herkömmlichen Office-Nutzung als Alternative zum etablierten Binärformat. Entsprechend enthalten solche Dateien Unmengen von Formatierungsangaben, wobei sich Microsoft wenig um bestehende Standards kümmert. So greift der Windows-Hersteller weder auf die Stilattribute von Cascading Stylesheets (CSS) noch von XSL Formatting Objects (XSL-FO) zurück, sondern erfindet seine eigenen.
Ähnlich sieht es bei der Kennzeichnung von Metadaten wie Autorname oder Titel des Dokuments aus, wo sich Standards wie das RDF-basierende Dublin Core etabliert haben. In dieser Hinsicht bietet „Open Office“ eine elegantere Lösung, die Inhalt, Stile und Metadaten in eigenen Dateien innerhalb eines zip-Archivs ablegt. Dieses Verfahren lehnt sich zudem stark an bestehende Standards an und soll Grundlage für ein allgemeines Office-Format werden, das eine Arbeitsgruppe im Herstellerkonsortium Oasis entwirft. Angesichts von WordML besteht aber wenig Hoffnung, dass Microsoft darauf eingehen wird. Im Gegensatz zu früheren Versionen lassen sich solche proprietären Fußangeln aber in Zukunft durch Konzentration auf standardkonforme Funktionen umgehen.
Mit XML an das Backend
Eine zentrale Rolle nehmen die XML-Funktionen bei der Integration von Office mit Backend-Applikationen ein, etwa mit kaufmännischer Standardsoftware. Als bevorzugten Kommunikationsmechanismus sehen die Büroanwendungen im Rahmen der .NET-Strategie Soap vor. Auf diese Weise können sie mit jeder Software Informationen austauschen, die Funktionen als Web-Services publizieren.