Egal ob mittels Soap, ODBC oder aus dem Dateisystem, der reine Import von XML-Daten stellt eine relativ triviale Aufgabe dar. Die Herausforderung besteht vornehmlich darin, dem Anwender intelligente Möglichkeiten zu bieten, diese Informationen seinem Wunsch entsprechend gezielt in die Dokumente einzubetten. Excel etwa sieht zu diesem Zweck vor, dass aus der Baumansicht einer XML-Struktur einzelne Elemente per Drag und Drop bestimmten Zellen zugeordnet werden. Damit können fortgeschrittene Anwender oder Entwickler Mustervorlagen entwerfen, und alle darauf basierenden Arbeitsmappen würden beispielsweise in bestimmte Zellen automatisch die Informationen aus einem festgelegten Web-Service einfügen.
Auch in diesem Zusammenhang wacht Office bei Bedarf darüber, dass nur XML-Dokumente importiert werden, die valide Instanzen eines ausgewählten Schemas darstellen. In Word repräsentieren Felder ein Pendant zu den Zellen der Tabellenkalkulation. Sie können in der Version 11 extern abgerufene XML-Daten aufnehmen, bei Bedarf nur Dokumentabschnitte via Xpath oder dank XSLT in einer anderen Struktur.
Office-Neuling namens „Xdocs“
Auch wenn Word zukünftig den Anwender bei der Erstellung strukturierter Dokumente stärker an die Leine eines Schemas legt, erlaubt es doch den relativ freien Arbeitsstil eines Texteditors. Excel hingegen hat sich mit der vorgegebenen tabellarischen Struktur schon lange als Werkzeug für den Import, die Bearbeitung, Berechnung und Visualisierung von Backend-Daten etabliert. In Office 11 möchte Microsoft mit „Xdocs“ eine neue Anwendung einführen, die Vorteile aus beiden Welten in sich vereinen soll. In der vorliegenden Betaversion des Büropakets fehlt der Neuling noch.
Laut bisher bekannt gewordenen Informationen soll das Programm einerseits das gezielte Einlesen von Daten aus Web-Services unterstützen, gleichzeitig aber das freie Einfügen von Text zulassen. Microsoft charakterisiert Xdocs als Werkzeug zum Sammeln von Informationen. Eine wesentliche Aufgabe soll dabei die geplante Unterstützung für elektronische Formulare übernehmen. Da Xdocs durchgängig auf XML setzt, bleibt abzuwarten, ob die Gates-Company dafür eine proprietäre Technik einsetzt oder auf Xforms zurückgreift. Dabei handelt es sich um einen bevorstehenden Standard, der beim W3C mittlerweile den Status der Candidate Recommendation erreicht hat.
Office als Team-Werkzeug
Die neuen XML-Funktionen eröffnen Anwendungsmöglichkeiten, die weniger für Privatkunden, sondern typischerweise in Firmen von Nutzen sind. Dazu zählen etwa das Content-Management oder das Zusammenführen von Backend-Daten aus unterschiedlichen Quellen. Im Gegensatz zu den Features, die unter dem Sammelbegriff „Personal Productivity“ für den Erfolg der Büroanwendungen maßgeblich waren, erfordern die nun angestrebten Aufgaben häufig eine stärkere Kooperation zwischen den Benutzern. Microsoft unternahm schon mehrere Versuche, seine marktbeherrschenden Desktop-Anwendungen als Frontend für eigene Collaboration-Software zu positionieren.
Zuletzt ergänzte die Gates-Company das Büropaket um die Sharepoint Team Services (STS), die in der Version 1.0 mit Office XP ausgeliefert werden. Sie repräsentieren eine Weiterentwicklung der „Frontpage Server Extensions“ und bieten Funktionen für Web-basierende Dokumentenarchive, Diskussionsforen oder Online-Umfragen. Das Tool leidet in seiner ersten Fassung noch unter einigen Einschränkungen, beispielsweise lassen sich Dokumentordner nicht schachteln, und der STS-Kalender und jener in Outlook sind schlecht aufeinander abgestimmt.
Mit der bevorstehenden Version 2 unterzieht Microsoft die STS einer gründlichen Überarbeitung. Neben den „Document Workspaces“, die nun auch hierarchische Ordnerstrukturen erlauben, umfasst es „Meeting Workspaces“ mit Funktionen für virtuelle Besprechungen. Dazu zählen etwa die gemeinsame Erarbeitung von Tagesordnungen oder die Möglichkeit, Einladungen zu versenden. Zuvor vorhandene Funktionen wie Foren, Umfragen oder integrierte Volltextsuche blieben natürlich erhalten oder wurden weiter ausgebaut. Damit gleicht sich STS 2.0 allmählich dem Funktionsumfang von „Lotus Quickplace“ an, das die IBM-Tochter als Werkzeug für Instant Collaboration bezeichnet. Während dieses auf Domino-Technologie beruht und damit Inhalte in Notes-Datenbanken speichert, landeten Dokumente bei den STS bisher meist im Dateisystem.
Sharepoint Team Services nutzen SQL-Server