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Eines der bekanntesten Produkt in diesem Segment, "Enterprise Vault" von KVS, richtet sich an Exchange-Nutzer, die akute Probleme mit der rasant wachsenden Größe ihrer E-Mail-Datenbanken haben. Oftmals plagen sich die Kunden nicht nur mit überfüllten Servern, sondern auch mit den Private Stores der Anwender herum. Viele "Outlook"-Nutzer (das Desktop-Programm ist Microsofts Frontend-Software für den Exchange Server) richten sich persönliche E-Mail-Archive ("Private Stores", kurz PSTs) auf der lokalen Festplatte oder auf einem Netzlaufwerk ein - sehr zum Leidwesen der Administratoren.
Diese PST-Dateien umfassen nicht selten mehr als 100 Megabyte und müssen von der Backup-Routine wie ein großes File gesichert werden, und zwar bei jeder noch so kleinen Änderung. Besonders in großen Netzen wird das Sichern zahlreicher PSTs schnell zur Tortur. Mit Sorge haben Systemverwalter zur Kenntnis genommen, dass die Private Stores bei "Outlook 2003" bis zu 20 Gigabyte umfassen können. Bislang waren hier nur 2 Gigabyte möglich.
Statt Private Stores anzulegen, sollen Anwender ihre E-Mails in Enterprise Vault sichern. Eine regelbasierende Archivierungsroutine speichert E-Mails der einzelnen User in einem speziellen Datenspeicher außerhalb des Exchange Server. Dies könnte beispielsweise automatisch für alle Nachrichten geschehen, die älter als sechs Monate sind. Der Outlook-Anwender bemerkt davon kaum etwas: Er findet nach wie vor seine E-Mails im Eingangskorb. Klickt er auf eine archivierte Nachricht, wird sie aus dem KVS-Archiv geladen und erscheint wie gewohnt auf dem Desktop.
Die Archivierungssoftware stellt fest, ob ein Anhang bereits gespeichert wurde, etwa ein an viele Anwender versendetes Rundschreiben mit angehängter Powerpoint-Datei. In diesem Fall legt das System das betreffende Attachment nur einmal physikalisch ab und stellt zu den anderen Nachrichten entsprechende Verknüpfungen her ("Single Instance"). Auch eine Reihe anderer Hersteller beherrschen dieses platzsparende Verfahren. Eine ins KVS-Programm integrierte Suchmaschine indiziert Nachrichten nebst Attachment und erlaubt dem Nutzer so eine Volltextsuche entweder über den Outlook-Client oder über ein Web-Interface.