Während sich KVS in Sachen E-Mail-Systeme ganz auf Exchange konzentriert beziehungsweise Archivierungslösungen für File-Server und Microsofts "Sharepoint Portal Server" vermarktet, arbeitet die Software "Email Xtend" des zum Speicherspezialisten EMC gehörenden Konkurrenten Legato darüber hinaus mit den Messaging-Systemen Lotus Domino und "Sendmail" zusammen. Legato verspricht ähnliche Funktionen wie KVS, allerdings lassen sich hier die E-Mails aus beiden Server-Systemen in einem einheitlichen Archiv abspeichern. Ebenso kann der Anwender über die Suchfunktionen nach Notes- und Exchange-Nachrichten gleichermaßen suchen.
Eine andere Produktstrategie als KVS und Legato verfolgen Spezialisten für das Dokumenten-Management. Wie für die anderen Anbieter dieses Segments ist auch für die D.velop AG aus Gescher die E-Mail-Archivierung eine optionale Erweiterung des Kernprodukts zum Erfassen, Archivieren und Verwalten von elektronischen Schriftstücken, Papierdokumenten und strukturierten Daten aus betriebswirtschaftlichen Standardanwendungen. Der Hersteller koppelt E-Mail-Software Client-seitig über die Imap4-Schnittstelle an die Software "D.3" an. Unterstützt werden zahlreiche Programme, die diesen Standard unterstützen, darunter "Lotus Notes", Outlook/"Outlook Express", "Kmail" (E-Mail-Programm der Linux-Oberfläche "Konquerer") sowie das Mail-Modul des Open-Source-Browsers "Mozilla".
Beim Mitbewerber Optimal Systems aus Berlin erfolgt die Anbindung der E-Mail-Software ebenfalls über den Client. Auf Wunsch wird der Postein- und -ausgang von Outlook in der Benutzeroberfläche der Dokumenten-Management-Lösung "OS:DRT" dargestellt. Der Anwender teilt dem System mit, welchem Vorgang er seine Mails zuordnen möchte. So kann er beispielsweise eine Nachricht der elektronischen Akte eines Kunden zuweisen.
Die besten Hersteller
Hierzu vergibt der Benutzer der zu archivierenden E-Mail Schlagworte, zum Beispiel den Autor, das Datum und individuelle Kennzeichen wie etwa die Vorgangs- oder Kundennummer. Bei den Berlinern hat die zentrale Ablage aller Kundenkontakte Vorrang vor der Entlastung des E-Mail-Servers. Dies zeigt sich daran, dass die Lösung die Nachrichten beim Archivieren lediglich kopiert; das Original verbleibt auf dem Server. Wünscht der Kunde eine Server-seitige Archivierung, die zudem die Mail-Datenbank verkleinert, wird er auf Lösungen von Softwarepartnern verwiesen.