Seit Jahresanfang versteht es die zu Open Text gehörende Softwareschmiede Ixos, neben Exchange- auch Notes-Mails zu archivieren. Anders als das Produkt von Optimal Systems greift das Ixos-Programm die Nachrichten vom Server ab und speichert sie im "Enterprise Content Repository" (vormals "E-Con Server"). Auch hier vollzieht sich das Auslagern regelgestützt. Das Feature "Watermark-Archiving" überträgt Mails so lange vom Exchange Server in das Archiv, bis der Mailbox-Inhalt auf einen vom Administrator festgelegtes Ausmaß geschrumpft ist. Laut Ixos werden außerdem die von Outlook-Anwendern lokal erzeugten Private Stores aufgelöst. Das Softwarehaus hat die Suchmaschine von Convera eingebunden, so dass Anwender per Volltextsuche archivierte E-Mails aufspüren können.
Die Archivierungskomponente soll es dem Anwender zudem ermöglichen, Daten aus ERP-Systemen wie SAP R/3 sowie aus Siebels und SAPs CRM-Programmen gemeinsam mit E-Mails zu speichern. So könnten etwa Belege aus der Finanzbuchhaltung über einen Geschäftsvorfall zusammen mit der Korrespondenz archiviert werden.
Andere Dokumenten-Management-Hersteller wie etwa SER, Filenet und COI nutzen zur E-Mail-Archivierung gedache Middleware des finnischen Softwarehauses TJ Group mit Sitz in Stuttgart, um Exchange- oder Domino-Systeme mit dem eigenen Archiv zu koppeln.
Darüber hinaus bietet TJ Group seine Software "CAI Suite" auch selbst an. So speichert beispielsweise die Lösung "Doxis E-Mail-Archivierung für Lotus Domino" von SER sowohl Mails als auch Domino-Datenbanken im Archiv-Server des Dokumenten-Management-Systems "Doxis". Bei der Archivierung bleiben die Zugriffsrechte auf die Inhalte erhalten, so dass nur dazu berechtigte Nutzer die archivierten Informationen abrufen können. Ähnlich wie bei der Ixos-Lösung dient das Produkt sowohl zum Aufräumen der Mail-Server als auch zur Langzeitarchivierung von Nachrichten sowie zu deren Ablage in elektronische Akten.
Der Softwarespezialist Group Technologies AG kombiniert mit seinem E-Mail-Management-Produkt "iQ Suite" Viren- und Spam-Schutz sowie die Mail-Archivierung. Das Produkt überprüft eingehende Nachrichten zunächst auf Virenbefall und sortiert unerwünschten Mail-Müll aus. Die Eingangskontrolle soll verhindern, dass versehentlich Spam-Mails oder Würmer archiviert werden. Der Virenscanner stammt von H+B EDV aus Tettnang und lässt sich durch Scan-Engines anderer Antivirenspezialisten ergänzen, den Spam-Blocker hat Group selbst entwickelt. Über eine Schnittstelle lassen sich unter anderem die Archivsysteme von Ixos und Saperion anbinden.
Nach den Erfahrungen von Jobst Eckardt, Berater bei der Unternehmensberatung Zöller & Partner aus Sulzbach, ist der Kreis der Firmen, die eine Server-basierende Lösung benötigen, recht überschaubar. Bedarf hätten vor allem große Unternehmen, die den Exchange Server als firmenweites Messaging-System verwenden. Beispielsweise hatte der Autohersteller Audi massive Schwierigkeiten mit den von den Nutzern lokal erzeugten PST-Dateien.