Fachleute fordern deshalb seit Jahren, dass die Geschäftsdaten zentral gesammelt werden und die Benutzerverwaltung (Zugriffsrechte, Rollen, Verschlüsselung) sowie ein Großteil der Geschäftslogik auf einem Datenbank-Server angesiedelt sind. "Die Anforderungen im Berichtswesen ändern sich ständig. Die Modellierung von Reports sollte deshalb zentral geschehen", empfiehlt MIS-Manager Storck. Der übliche Lösungsansatz hierfür ist eine BI-Software. Sie führt Daten aus operativen Systemen oder einem Data Warehouse zusammen und bietet zur Auswertung eine multidimensionale Datenbank für Online Analytical Processing (Olap), die auch die Analyse aus Excel berücksichtigen kann. Zudem ermöglicht sie es, parallel dazu ein unternehmensweites, oft Web-basierendes Berichtswesen aufzubauen, das Mitarbeiter unabhängig von Excel mit formatierten Reports versorgt.

BI-Produkte von Applix, MIS, Cognos, SAP, Cartesis oder Hyperion lassen sich heute als Add-in mit Excel integrieren und bieten lesenden und schreibenden Zugriff auf die Daten. Preislich und funktional speziell für den Mittelstand geeignet seien zudem laut Narr Tools von Herstellern wie MIK, Orenburg, Cubus oder Proclarity. Anwender, so das Versprechen der Hersteller, können so in ihrer gewohnten Arbeitsumgebung weiterarbeiten und zugleich aus den Tabellen heraus umfassendere und flexiblere Abfragen starten, als sie mit den rudimentären Analysefunktionen Excels (Pivoting) möglich wären. Zudem ist laut MIS-Manager Storck eine flexiblere Navigation in den Daten bis auf Zellenebene erlaubt, während Excel beispielsweise immer komplette Unterordner öffnet.

Microsoft liefert nur die Technik