Doch die Probleme kommen mit der Menge der verwalteten Daten und der Benutzerzahl. So sei Excel laut Barc-Mitarbeiter Narr in kleinen Arbeitgruppen ein effizientes Instrument. Sind es jedoch mehr als 50 Anwender - andere Fachleute sehen die Probleme schon bei fünf Benutzern entstehen - wird der Aufwand für die Verwaltung und Abstimmung der Arbeitsblätter zu hoch.

"Stellen Sie sich vor, Sie haben 50 000 Kunden und 400 Produkte und sollen diese mit Excel verwalten. Das ist nicht mehr möglich", sagt Narr. Mühsam sei es auch, ein monatliches Berichtswesen mit Excel zu machen, da die Zahlen jedes Mal kopiert werden müssten. Ein Horrorszenario entfalte sich schließlich, wenn neue Gesellschaften ins Unternehmen eingegliedert werden und alle Arbeitsblätter anzupassen sind.

Der Ursprung vieler Probleme mit Excel liegt darin, dass es in Abteilungen ohne eine gemeinsame Datenhaltung und Benutzerverwaltung verwendet wird. Sollen die Daten in der Abteilung zusammengeführt werden, müssen viele separate Arbeitsblätter mühsam manuell verknüpft werden. Hinzu kommt, dass es die große Flexibilität von Excel gestattet, Spreadsheets mit individuellen Formatierungen, Daten und Formeln (Logik) aufzubauen, die oft nur ihr Erzeuger noch versteht, vor allem, wenn er keine Dokumentation angelegt hat.

Außerdem fehlt ein abgestimmter Workflow zwischen den Anwendern, wodurch in großen Gruppen ein geordneter oder gleichzeitiger Zugriff auf ein Arbeitsblatt unmöglich ist. Ferner besteht die Gefahr, dass Zellen überschrieben werden, ohne dass dies für andere Mitarbeiter nachvollziehbar ist. "Wenn sich Spreadsheets verändern lassen, lassen sie sich später nicht mehr einbinden. Sperrt der Anwender aber seine Tabelle, beschweren sich die anderen Benutzter und akzeptieren die Zahlen womöglich nicht", weiß Götz Kaster, Account Manager beim BI-Softwarehersteller Cartesis.

Zentrale Lösung soll Ordnung schaffen