Daniel Gerster, CIO bei Roland Berger Strategy Consultants, und sein Team sind in der Münchner Firmenzentrale mit der unternehmensweiten Einführung der Cloud-ERP-Lösung SAP Business ByDesign beschäftigt. "Die ERP-Software aus der Cloud schafft die notwendige zentrale Datenbasis, um Betriebsabläufe vom Einkauf über die Verwaltung von Kundenbeziehungen bis hinein in die Finanzbuchhaltung und das Controlling eng miteinander zu verzahnen sowie standardisiert und IT-gestützt durchzuführen." So beschreibt Daniel Gerster die wichtigsten Ziele des IT-Projekts.

Die 1967 von Roland Berger als Ein-Mann-Betrieb gegründete Firma ist heute mit 51 Büros in 36 Ländern eine der weltweit führenden Strategieberatungen und beschäftigt mehr als 2.700 Mitarbeiter. Durch die SAP-Lösung im SaaS-Cloud-Betrieb sollen künftig selbst kleine Auslandsniederlassungen, die nur über wenige Mitarbeiter verfügen, vollwertige ERP-Funktionen nutzen können. Eine Implementierung vor Ort ist dazu nicht notwendig, denn der Zugriff erfolgt über das Internet. Berechtigte Mitarbeiter und Vorgesetzte können sich jederzeit und von überall aus in die On-Demand-Lösung einklinken und Informationen und Kennzahlen abrufen oder Daten wie ihre Arbeitszeit oder ihre Reisekostenabrechnung erfassen; egal ob vom Desktop-PC im Büro oder unterwegs per Laptop, Tablet-PC oder Smartphone.

An 51-Standorten: Arbeitsabläufe im ERP-Standard abbilden

Um die Geschäftsprozesse standortübergreifend zu vereinheitlichen, werden die Standardfunktionen der ERP-On-Demand-Software genutzt- wo immer dies möglich ist. Nur in wenigen Ausnahmen passt Roland Berger die Abläufe durch kundenindividuelle Felder an seine Anforderungen an. Die Erweiterungen sind keine Programmierungen, sondern lediglich Einstellungen und damit vollständig releasesicher, was den Implementierungs- und späteren Wartungsaufwand signifikant reduziert. Bei der ersten Projektphase des proof-of-concept vertraut Roland Berger auf die itelligence AG aus Bielefeld. Bestandteil dieser Machbarkeitsstudie waren die Standorte von Roland Berger in Österreich, Schweden und Tschechien. Hierbei sollte der Einsatz der SaaS-Lösung im Hinblick auf allgemein verfügbare Länderversionen wie auch für Regionen bewertet werden, für die es noch keine lokalisierte Version gibt.

Die Berater in diesen Standorten sollen als erste von den Vorzügen durchgängiger Geschäftsprozesse und der Möglichkeit des mobilen Datenzugriffs profitieren. "Manuelle und papiergebundene Arbeitsschritte, die bisher Medienbrüche verursachen, fallen so weg. Dadurch werden unsere Betriebsabläufe zukünftig transparenter und effizienter. Zugleich erhöhen sich Datenqualität und Informationsgehalt. Denn berechtigte Mitarbeiter können aktuelle Daten jederzeit selbst abrufen und aktualisieren", erläutert Daniel Gerster.

Reisekosten workflowgestützt abrechnen

Auf diese Weise lässt sich in Zukunft die Reisekostenabrechnung deutlich schneller und sicherer durchführen, da der Prozess dann workflowgestützt und bis zur Genehmigung vollständig elektronisch abläuft. Belege können vom Mitarbeiter per Foto vom Smartphone aus erfasst werden, sodass eine abschließende und sofortige Bearbeitung der Reisekostenabrechnung möglich ist.

Auch das Lead Management wird Roland Berger in Zukunft effektiver gestalten. Kontaktdaten von Interessenten lassen sich von unterwegs aus direkt mit den in die Cloud-basierte ERP-Lösung integrierten CRM-Funktionen erfassen und zentral und einheitlich verwalten. Nicht zuletzt ist im Zuge der Umstellung auf SAP Business ByDesign geplant, parallel zur Rechnungslegung nach dem HGB (Handelsgesetzbuch) die Abschlüsse auch nach den internationalen Rechnungslegungsvorschriften IFRS (International Financial Reporting Standard) zu erstellen.

Cloud-ERP ersetzt heterogene EDV-Landschaft

Durch die Einführung der ERP-On-Demand-Software wird die internationale Strategieberatung ihre historisch gewachsene, heterogene IT-Landschaft ablösen, die aus CRM- und ERP-Lösungen unterschiedlicher Hersteller sowie selbstentwickelten Lösungen besteht. "Auf Basis der integrierten IT-Plattform von SAP konnten wir unsere EDV-Landschaft konsolidieren", fasst Daniel Gerster zusammen. Dafür erarbeiteten die IT-Verantwortlichen auch ein neues IT-Konzept.