Über Jahre gewachsene IT-Landschaften führen oft dazu, dass kein übergreifender Blick auf die eigentlich zu unterstützenden Geschäftsprozesse mehr möglich ist. Dieser Herausforderung musste sich auch der Unternehmensbereich „Brief“ der Deutschen Post World Net stellen: Die bestehende IT war teilweise nicht mehr in der Lage, alle Geschäftsprozesse voll abzubilden. So entwickelte die Post etwa ein modernes System zur Vertriebsunterstützung, dem allerdings keine konsistente Datenbasis zur Verfügung stand. Auch sorgten viele Insellösungen für eine kaum mehr zu beherrschende Schnittstellen-Komplexität.

Ausrichtung an den Geschäftsprozessen

„Wir haben gesehen, dass es sehr aufwändig und teuer ist, unsere bestehende IT-Landschaft weiter so aufzubauen, wie wir das in der Vergangenheit gemacht haben“, erläutert Uwe Bath aus dem Bereich IT-Strategien „Brief“. Weder die Kosten noch die Funktionalität der IT seien geeignet gewesen, die Wettbewerbsfähigkeit dauerhaft sicherzustellen. Es galt, zwei Probleme zu lösen: Erstens mussten die IT-Funktionen exakt an den Geschäftsprozessen ausgerichtet werden, zweitens sollte die neue Architektur durch reduzierte Schnittstellen einfacher und kostengünstiger zu betreiben sein.

Dazu musste zuerst Klarheit über die Prozesse herrschen, die technisch unterstützt werden sollten. Unter der Führung der Fachabteilungen nahm ein Projektteam deswegen zunächst eine Bestandsaufnahme der Abläufe im Unternehmen vor und definierte dort, wo es notwendig war, neue Zielprozesse. Dabei standen besonders die Marketing- und Vertriebsbereiche im Vordergrund. Zur Unterstützung wurde die Unternehmensberatung McKinsey mit ins Boot geholt. Das Projekt war in den ersten Phasen rein fachlich getrieben und wurde vom Topmanagement mit viel Einsatz verfolgt. Oberstes Prinzip der Planung war eine klare Trennung zwischen den Anforderungen des Geschäfts und der Frage, wie sich diese auf der IT-Seite abbilden lassen.

Im nächsten Schritt wurde aus den neu definierten Prozessen die zur Unterstützung notwendigen funktionalen IT-Anforderungen abgeleitet. Daraus entwickelte das Projektteam eine Struktur, die Aufschluss gibt, wie IT-Projekte künftig zugeschnitten sein müssen. Dabei wurde noch nicht über technische Details verhandelt, betont Bath, es sei im Wesentlichen um Gruppierung und Strukturierung der Funktionen, also um einen „Generalbebauungsplan“ der künftigen Anwendungslandschaft gegangen. „Das ist für uns eine wichtige Zwischenschicht zwischen den Prozessen und der IT-Sicht.“