Output-Management mit neuer Strategie

Dieses Feedback hat mittlerweile auch seinen Niederschlag in aktuellen Output-Management-Projekten gefunden. Inzwischen rückt man von der strikten Zentralisierung wieder ab und etabliert eine Mischung aus zentralem und dezentralem Druck. Neue Output-Management-Audits positionieren die Druckgeräte wieder näher am Arbeitsplatz, meist einfache Drucker oder - wo häufig gescannt und gefaxt wird - Multifunktionsgeräte. Für hochvolumige Ausdrucke wird trotzdem weiterhin ein Zentralsystem aufgestellt. Durch diese Mischung erreicht man die beste Produktivität im Unternehmen: Kleinere Druck- und Scan-Jobs können direkt am Arbeitsplatz abgeschlossen werden, größere oder komplexere Scan- und Druckaufträge erledigt das Zentralsystem.

Privater Ausdruck im Büro ist an der Tagesordnung

Fast jeder Berufstätige druckt auch private Dokumente am Arbeitsplatz: 84 Prozent bekannten sich dazu. Besonders Kleinunternehmer nutzen Bürodrucker für Nichtgeschäftliches. Doch auch zehn Prozent der befragten Angestellten drucken sogar mehr als 30 Seiten die Woche. Nur 16 Prozent der Berufstätigen verzichten ganz auf den Ausdruck von Privatdokumenten am Arbeitsplatz.

Zwar ist es heute möglich, durch Identifizierung am Druckgerät (Accounting) direkt zu überprüfen, wer welches Dokument gedruckt hat, und somit offenzulegen, wer zu viel privat druckt, doch diese Maßnahmen sind unpopulär und werden vielfach als Eingriff in die Privatsphäre angesehen. Es empfiehlt sich daher, über eine Gruppen-Budgetierung dem Phänomen Privatdruck Herr zu werden. Wer ein Arbeitsplatzgerät hat, muss die Verbrauchsmaterialien dann bei seinem Abteilungsleiter budgetieren lassen. Bei Zentralgeräten sollte der Abteilungsleiter ebenfalls das Budget des Druckgerätes verwalten und überprüfen. Durch die Übertragung der Finanzverantwortung auf eine zentrale Person wird in der Regel ohne großen technischen Aufwand eine effektive Kostenkontrolle etabliert - und der Privatdruck eingeschränkt.