Microsoft Outlook optimieren

Die besten Tipps und Tricks zu Outlook 2013 / 2016

14.07.2019
Von 
Malte Jeschke war bis März 2016 Leitender Redakteur bei TecChannel. Seit vielen Jahren beschäftigt er sich intensiv mit professionellen Drucklösungen und deren Einbindung in Netzwerke. Daneben gehört seit Anbeginn sein Interesse mobilen Rechnern und Windows-Betriebssystemen. Dank kaufmännischer Herkunft sind ihm Unternehmensanwendungen nicht fremd. Vor dem Start seiner journalistischen Laufbahn realisierte er unter anderem für Großunternehmen IT-Projekte.

Mit Quicksteps Abläufe automatisieren

Wer in Outlook immer wieder die gleichen Arbeitsschritte durchführt, kann diese ganz einfach mit Quicksteps automatisieren. Ein Quickstep fasst die Arbeitsschritte zusammen und führt sie dann auf einen Klick aus.

In unserem Beispiel sollen E-Mails immer in einen bestimmten Ordner verschoben und als gelesen markiert werden. Um einen neuen Quickstep anzulegen, klicken Sie mit der rechten Maustaste auf eine beliebige E-Mail und wählen QuickSteps sowie Neuer QuickStep oder Neu erstellen. Unter Neuer QuickStep bietet Ihnen Outlook gleich ein paar standardisierte Quickstep-Aktionen an; Neu erstellen führt ebenso ans Ziel, hier können Sie aus einer Reihe von Aktionen auswählen.

Für unser Beispiel wählen wir Neuer Quickstep und dort In Ordner verschieben. Im folgenden Fenster vergeben wir einen Namen für den Quickstep, damit man später leichter erkennt, welche Aktionen ausführt werden. Dann gilt es den Ordner auszuwählen, in den die E-Mails verschoben werden sollen.

Unter Optionen wollen wir eine weitere Aktion hinzufügen, denn die E-Mails sollen nicht nur verschoben, sondern auch automatisch als gelesen gekennzeichnet werden. Über Aktion hinzufügen können Sie diese Kette bei Bedarf um weitere Schritte ergänzen, die automatisch erledigt werden sollen. Wer Arbeiten unter Windows zügig erledigen will, tut dies am besten per Tastenkombination; an dieser Stelle können Sie dem Quickstep eine solche zuweisen. Unter Quickinfo-Text kann man eine Beschreibung angeben, die angezeigt wird, wenn Sie mit der Maus über den angelegten Quickstep im Kontextmenü fahren.

Wie ruft man den angelegten Quickstep nun auf? Entweder aus dem Kontextmenü einer Mail per rechter Maustaste, über die festgelegte Tastenkombination oder aus dem Menüband unter Quicksteps.