Microsoft Outlook optimieren

Die besten Tipps und Tricks zu Outlook 2013 / 2016

14.07.2019
Von 
Malte Jeschke war bis März 2016 Leitender Redakteur bei TecChannel. Seit vielen Jahren beschäftigt er sich intensiv mit professionellen Drucklösungen und deren Einbindung in Netzwerke. Daneben gehört seit Anbeginn sein Interesse mobilen Rechnern und Windows-Betriebssystemen. Dank kaufmännischer Herkunft sind ihm Unternehmensanwendungen nicht fremd. Vor dem Start seiner journalistischen Laufbahn realisierte er unter anderem für Großunternehmen IT-Projekte.

Signatur in Outlook Web App einrichten

In vielen Organisationen ist der Einsatz von Outlook Web App (OWA) parallel zu lokalen Installationen von Outlook 2013 und Outlook 2016 durchaus gängige Praxis, insbesondere natürlich bei der Verwendung von Office 365. Während im lokalen Outlook die vorgeschriebenen Firmensignaturen meist ordentlich hinterlegt sind, fehlen diese bei per OWA versandten Mails häufig. Die Signaturen müssen dort nochmals gesondert angelegt werden.

Wechseln Sie in OWA auf Einstellungen und E-Mail. Dort finden Sie das Feld, in dem Sie die Signatur einfügen können. In neuen Versionen ab Exchange 2016 finden Sie die E-Mail-Signaturen bei Layout\E-Mail-Signatur.

Meist existiert bereits eine formatierte Signatur aus dem installierten Outlook. Ihre vorhandene Signatur können Sie daher beispielsweise aus einer gesendeten Mail herauskopieren und in dieses Feld einfügen. Erfahrungsgemäß kommt es dabei immer wieder zu der Fehlermeldung beim Speichern der Seite, dass der Text zu lang sei.

In Exchange 2016 und aktualisierten Office 365-Abos hat Microsoft die Optionen-Ansicht erweitert.
In Exchange 2016 und aktualisierten Office 365-Abos hat Microsoft die Optionen-Ansicht erweitert.
Foto: Thomas Joos

Das liegt meist weniger an der tatsächlichen Anzahl der Zeichen, auch OWA verträgt mehrere KByte Signatur, sondern an Formatierungs-Tags, die beim Kopieren mit übertragen werden. Um sich dieser zu entledigen und trotzdem die wichtigen Formate zu behalten, kopieren Sie die Signatur in ein neues Word-Dokument und speichern Sie die Datei als Webseite gefiltert (html) ab. Öffnen Sie die Signatur in einem Browser und kopieren Sie die Signatur nun in das Feld in OWA. Der Fehlermeldung der Länge sollte nun nicht mehr erscheinen.

Falls Sie möchten, dass Ihre Signatur automatisch in allen ausgehenden Mails enthalten ist, können Sie dies hier gleich an Ort und Stelle über die entsprechende Option festlegen. Alternativ können Sie die Signatur jeder Nachricht manuell hinzufügen. Wählen Sie dazu in einer neuen Mail das Menü Einfügen und dort Signatur.