Drei Gremien bilden

Daneben benötigt man drei Gremien, die für Prüfung und Empfehlung sowie für Entscheidungen und Implementierungsplanung zuständig sind. Prüfung und Empfehlung erledigen die Autoren der betroffenen Dokumente selbst. Die Entscheidung zur Durchführung oder Ablehnung von Änderungsanforderungen trifft ein Gremium von mehreren Personen, das sich aus Vertretern aller involvierten Bereiche zusammensetzt. Dieses Gremium wird häufig Änderungsausschuss oder auch "Change Control Board" (CCB) genannt. Für die Implementierungsplanung braucht man ein weiteres Gremium, den Implementierungsausschuss oder "Change Implementation Board" (CIB).

Da die Änderungsanforderungen in der Regel größtenteils wenig komplex sind und auch nur ein kleines Risiko tragen, sollte man innerhalb des Änderungsprozesses ein Schnellverfahren vorsehen, um solche Modifikationen einfach, schnell und trotzdem nachvollziehbar durch den Änderungsprozess zu schleusen. Dazu lässt er sich ohne generelle Abstriche etwas vereinfachen - etwa, indem man die beiden Formulare Änderungsanforderung und Änderungsmitteilung zu einem Formular zusammenfasst. Außerdem ist es möglich, in Gremien Einzelpersonen einzusetzen, wo sonst mehrere Teilnehmer vorgesehen sind, um den Entscheidungsprozess zu beschleunigen.

Reifegrad bestimmen

Je nach Branche, Unternehmensgröße und Projektart können unterschiedliche Standards für das Änderungs-Management zum Tragen kommen. Häufig schreibt der Auftraggeber auch das zu verwendende Verfahren vor. Eine gängige Methode ist der Rational Unified Process (RUP), ein Software-Entwicklungs-Prozess der Firma Rational. Verbreitung hat auch der "Entwicklungsstandard für IT-Systeme des Bundes" (V-Modell) gefunden, der sich im Submodell KM ebenfalls mit dem Änderungs-Management auseinander setzt.

Immer wichtiger wird daneben das "Capability Maturity Model" (CMM). Dieses so genannte Prozessreifemodell erlaubt einem Unternehmen, den Reifegrad seiner Prozesse einzuordnen. Um auf "Level 2 - Wiederholbar" zu gelangen (Level 1 bedeutet "Initial"), muss der Anwender unter anderem Prozesse für Änderungs-Management eingerichtet haben.