Die künftigen Nutzer eines Systems sind verantwortlich an Spezifikation, Abnahme und Benutzerorganisation zu beteiligen. Sind wesentliche Anforderungen der Nutzer nicht erfüllt, muss ein Projekt auch bei termin- und kostengerechter Abwicklung als Fehlinvestition angesehen werden.

So nicht: In einem zweistelligen Millionen-Euro-Projekt galt es, die Funktionalität einer neuen fachlichen Komponente zu spezifizieren. Das Team überzeugte die Projektleitung, Workshops mit den Anwendern des Systems zu veranstalten. Dort wurde versucht, die Funktionen und die Oberfläche der neuen Komponente zu erarbeiten. Schnell stellte sich im Workshop die Frage, welche Produkte dem internen Kunden über das System angeboten werden sollten. Die Antwort des "Anwenders": "Das kann ich Ihnen aus dem Stegreif nicht sagen, aber vor einigen Monaten habe ich das bereits einem Programmierer im zweiten Stock erzählt. Der müsste es wissen."

Nach einigem Hin und Her stellte sich heraus, dass die vermeintlichen Anwender nicht wirklich die Nutzer des Systems waren, sondern im Unternehmen nur die Schnittstelle zu den tatsächlichen Anwendern bildeten. Neben ihren eigentlichen Aufgaben hatte man ihnen zusätzlich die Spezifikation der Softwareanforderungen übertragen. Da sie nur ein Puffer zwischen den Nutzern und dem Entwicklerteam waren, gingen viele Anforderungen verloren, wurden verfälscht oder neu erfunden.

Nach Einführung des Gesamtsystems mussten über die Hälfte der Masken nochmals angepasst werden. Dies führte zu über fünf Millionen Euro zusätzlichen Entwicklungskosten.

3. Erfahrene Projektleiter

Mit dem Projektleiter steht oder fällt ein Softwareprojekt. Er bildet die Schnittstelle zwischen Auftraggeber und Entwicklern und ist für den reibungslosen Ablauf des gesamten Vorhabens verantwortlich. Ein erfolgreicher Projektleiter benötigt deshalb neben der durchgängigen Verantwortlichkeit über alle Phasen des Projekts hinweg ein grundsätzliches Verständnis für die Anforderungen der Fachabteilungen, der Softwaretechnik sowie Erfahrung in Organisation und Menschenführung.