2. Privater E-Mail-Ordner

Zudem sind Vorgaben hinsichtlich der Ablage von E-Mails in entsprechende "Folder" sinnvoll, es sei denn, das Unternehmen verfügt über eine "intelligente" Archivierungslösung oder eine Software, mit der auch unstrukturierte Daten binnen Sekunden zu handels- und steuerrechtlich relevanten Unterlagen zusammengestellt werden können. Um dem Problem der Einsichtnahme und der Weiterleitung von vertraulichen E-Mails und der Zugriffe auf Mitarbeiter-Mailboxen im Urlaubs- oder Krankheitsfall Rechnung zu tragen, müssen zudem Regelungen für die "Access Delegation", also den Zugriff Dritter auf die Mailbox des Mitarbeiters in dessen Abwesenheit aufgestellt werden.