Eine große Bibliothek, in der jedes vierte Buch nicht am richtigen Platz steht, erfüllt ihren Zweck nicht mehr. Dasselbe gilt für die Asset-Daten. Einer Faustregel zufolge bedeutet eine Pflegequalität von weniger als 75 Prozent, dass der gesamte Bestand wertlos geworden ist. Wie aber lässt sich hohe Qualität erreichen? Der klassische Beratersatz „Die Prozesse müssen stimmen“ kommt der Antwort nur teilweise näher. Ärgerlicherweise werden Prozesse, die mit Datenpflege zu tun haben, nur selten gelebt. Oft liegt das nicht an der angeblichen Faulheit der Mitarbeiter, sondern schlicht daran, dass sie kein direktes Zugriffsrecht erhalten und ihnen die Arbeit damit so schwer wie möglich gemacht wird: Komplizierte Papierformulare als handgezimmertes „Interface“ zum Asset-System sind immer noch an der Tagesordnung.

Keine Info ohne Nutzen

Dafür, welche Anforderung sinnvoll ist und verwirklicht werden sollte, gibt es leider kein Patentrezept; viel hängt von der Erfahrung und dem Fingerspitzengefühl des Projektleiters ab. Grundsätzlich sollten Sie die Devise „Keine Information ohne nachgewiesenen Nutzen“ ausgeben. Bewährt hat sich folgende Vorgehensweise: Stellen Sie für jede geforderte Information (durchaus auf Datenfeldebene) folgende Fragen:

Wie aufwändig ist es, diese Information für den Gesamtbestand aktuell zu halten?

Wer wird dafür verantwortlich sein, wie sieht das Erfassungs- und Änderungsverfahren aus?

In welchen Situationen oder für welche Fragen brauche ich diese Information?