Darüber hinaus gibt es eine Reihe weiterer Funktionen, die für die Anwender als Ergänzung ihrer Archiv-Features immer wichtiger werden:
Elektronischer Postkorb, um Dokumente direkt nach dem Posteingang zu scannen und aus einem digitalen Eingangskorb heraus zu bearbeiten (Voraussetzung für papierlose Prozesse). Einfache Postkorbkonstrukte sind mittlerweile Standard in zahlreichen DMS-Lösungen.
Prozessintegration: Viele Dokumente sind Initiator oder wichtiger Bestandteil geschäftskritischer Prozesse. Daher entsteht vielfach der Wunsch, nicht nur einfach die Dokumentenabläufe, sondern die gesamte Geschäftslogik zu erneuern, wenn der Sprung von analogen zu digitalen Dokumenten vollzogen wird.
Aktenverwaltung: Nicht nur die Verwaltung von Einzeldokumenten, sondern auch die Organisation von Aktenstrukturen inklusive Aktenplänen und die Übernahme beliebiger Dokumente in diese Akten sind für Ämter und Firmen wichtig und werden daher zunehmend über Standardfunktionen abgedeckt.
Mandantenfähigkeit: Sie bietet die Möglichkeit, ein Lizenzsystem von mehreren Kunden nutzen zu lassen. Zudem umfasst sie Anforderungen wie getrennte Administrationsbereiche, Nummernkreise, Datenbanktabellen bis hin zu Statistiken für die nutzungsabhängige Abrechnung.
Records Management: Dies bedeutet die Verwaltung aller relevanten Aufzeichnungen (Records), zu denen sämtliche Arten aufbewahrungspflichtiger Unterlagen aus unterschiedlichen Systemen gehören. Typische Anforderungen sind die Verwaltung von Aufbewahrungs- und Löschfristen und die damit verbundenen automatisierbaren Aufgaben für einen Archivverwalter.
Dokumentenklassifikation/Indexextraktion: Die Personalkosten bei der Dokumentenerfassung sind hoch. Folgerichtig ist hier ein wachsender Markt für Produkte entstanden, die dem Anwender Arbeit abnehmen. Solche Software dient zur Dokumentenerkennung, Indexextraktion und eventuell sogar zur Durchreichung der Daten in die Hintergrundsysteme (beispielsweise Vorkontierung von Eingangsrechnungen, Vorerfassung von Anträgen).
Individual- und Massensignaturen: Die stetige Verbreitung qualifiziert signierter Dokumente erfordert eine gesetzeskonforme Archivierung solcher Objekte. Dies bezieht sich nicht nur auf Schriftstücke, die bereits signiert empfangen werden (etwa Eingangsrechnungen gemäß Paragraf 14 Umsatzsteuergesetz, kurz UstG) sondern auch auf per Massensignatur unterzeichnete Dokumente am Scan-Arbeitsplatz. Neue Anforderungen entstehen hier sowohl in puncto Langzeitarchivierung (Aufbewahrungsfristen sind länger als die Zertifikatsgültigkeit, wodurch ein Nachsignieren erforderlich sein kann) als auch der Integration von Signaturlösungen in die Erfassungsprogramme bei eigensignierten Scan-Dokumenten, zum Beispiel gemäß Paragraf 36 der Allgemeinen Verwaltungsvorschrift über das Rechnungswesen in der Sozialversicherung, kurz SRvWV.
