Inzwischen verarbeiten Unternehmen aber nicht nur Dokumente, sondern auch viele E-Mails. Täglich werden rechtlich oder geschäftlich relevante Unterlagen verschickt und empfangen. Mail-Archivierung dient vor allem dazu:

• die Speichermengen zu reduzieren, um innerhalb kritischer Zeitfenster Backup- und Recovery-fähig zu sein;

• die Konformität mit regulatorischen Anforderungen sicherzustellen, die sich auch auf handels-, steuer- oder zivilrechtlich relevante E-Mail beziehen, dadurch längere Aufbewahrungsfristen vorschreiben und der häufigen Praxis widersprechen, Mailpostkörbe nur bis zu einer bestimmten Größe zuzulassen.

In vielen Projekten sollen Mails in eine elektronische Akte gestellt werden, die auch die anderen zu diesem Aktenzeichen gehörenden Eingangs- und Ausgangsdokumente enthält. Das Mail-System ist jedoch nicht das geeignete Repository.

Client- oder Server-Ansatz bei der Mail-Archivierung

Die für den Anwender wichtigste Unterscheidung der verschiedenen Mail-Archivangebote ist die zwischen den Server-basierenden Systemen, die die Mails (oder deren Attachments) nach bestimmten Kriterien (Alter, Größe, Eintritt eines Events) in das Archiv ablegen, und den Client-basierenden Mail-Archivfunktionen, die es dem Mitarbeiter erlauben, individuelle Nachrichten zu archivieren und ihnen dabei bestimmte Indexwerte zuzuweisen. Letzteres funktioniert nicht bei der Server-gestützten Mail-Archivierung, wenn sich das Ordnungskriterium (etwa das Aktenzeichen) nicht automatisch aus dem Mailobjekt extrahieren lässt.