Der Gesetzgeber gewährt ausdrücklich diese Wahlfreiheit (so im Begleitschreiben des Bundesfinanzministeriums zu den Grundsätzen ordnungsgemäßer IT-gestützter Buchführungssysteme, kurz GOBS, aus dem Jahr 1995), auch wenn dies in der aktuellen Diskussion häufig anders dargestellt wird. Der Anwender muss allerdings in einer Verfahrensdokumentation die Wirksamkeit seiner Maßnahmen nachweisen.

Besondere Herausforderungen stellen Vielfalt und wachsende Mengen der intern erzeugten oder empfangenen elektronischen Dokumente dar. Das mittlerweile 20 Jahre alte Tagged Image File Format (Tiff) wird diesen Anforderungen nicht gerecht. Tiff ist eine Spezifikation für Bitmap-Dokumente und daher nicht geeignet, Compound-Formate (Text und Grafik gemischt auf einer Seite) aufzunehmen. Außerdem ist Tiff nicht direkt volltextfähig: ein Ascii-Report oder ein Word-Dokument, das "vertifft" wird, muss erst wieder per Optical Character Recognition (OCR) kodiert werden, um in dem Report nach Texten zu suchen. Die in Archiven am häufigsten verwendeten Tiffs sind bitonale Dokumente (rein schwarzweiß, keine Graustufen) und für Farbdokumente nicht nutzbar.

Das im Zusammenhang mit der Formatdiskussion häufig vorgebrachte Argument, Tiff sei revisionssicher, PDF und Word dagegen nicht, ist unsinnig. Tiff ist als Dateiformat geradezu lächerlich einfach zu manipulieren. Nicht das Dokumentenformat, sondern die Gesamtanwendung muss das Objekt so schützen, dass den Anforderungen aus Handels- und Steuerrecht Genüge getan wird. Mit der Ablage einer zunehmenden Vielfalt von Dokumentformaten entstehen neue Anforderungen:

• Integration in die PC-Umgebung des Anwenders inklusive Indizierung,

• optionale Volltextindizierung,

• gegebenenfalls duale Ablage als Tiff/PDF und im Original,

• Importer/Indizierer für Massendrucksachen,

• Host-Druckspools,

• Reports und Listen sowie unter Umständen Konverter, die diese Formate vor dem Archivieren oder beim Aufruf in ein anderes Format (Tiff, JPEG, PDF, HTML etc.) umwandeln.