Kostenfaktor Außendienst

Optimierte mobile Prozesse sparen Zeit und Geld

06.12.2010
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Hannes Heckner ist Mitbegründer der mobileX AG, die seit dem Jahr 2000 Mobile Workforce Management-Lösungen anbietet. Die beiden Standardprodukte ermöglichen Unternehmen eine zentrale, effiziente Einsatzplanung, Steuerung und mobile Anbindung des technischen Außendienstes für Service und Instandhaltung. Als CEO und Vorstandsvorsitzender ist Hannes Heckner für die strategische Entwicklung des Unternehmens sowie für die Ressorts Vertrieb, Marketing und Finanzen verantwortlich. Durch seine über 25-jährige Erfahrung bei der Beratung von Unternehmen verschiedenster Branchen und Größen ist er Experte für die Optimierung von Serviceprozessen, Mobile Workforce Management und Mobility.
Weil kürzere Reaktionszeiten Wettbewerbsvorteile schaffen können, erwägen immer mehr mittelständische Firmen den Einsatz so genannter Mobile Enterprise Solutions.

Sie erhoffen sich von der direkten mobilen Integration ihrer Außendienstmitarbeiter in die Backoffice-Systeme effizientere und kostengünstigere Prozesse. Dazu müssen bei der Projektplanung jedoch einige Punkte beachtet werden.

Foto: Fotolia, Martin Hahn

Für die Wettbewerbsfähigkeit mittelständischer Unternehmen ist es wichtig, Prozesse möglichst effizient und kostengünstig zu gestalten. Der Trend geht deshalb in Richtung Optimierung durch Mobile Enterprise Solutions. Immer mehr Firmen setzen bei der Anbindung von Außendienstmitarbeitern auf eine mobile Integration. Dies bringt Vorteile wie zum Beispiel beschleunigte Prozesse, bessere Datenqualität, Kostensenkung und mehr Wettbewerbsfähigkeit. Gleichzeitig können mobile Servicemitarbeiter von flexibleren Arbeitszeiten und einer besseren Integration in die Backoffice-Geschehnisse profitieren.

Die Umstellung auf eine mobile Unternehmenslösung ist aber nur dann sinnvoll, wenn sie genau auf die Anforderungen des Unternehmens abgestimmt wird. Bevor sich ein Betrieb auf die Suche nach der geeigneten mobilen Lösung macht, gilt es zunächst die Ist-Prozesse im Unternehmen zu überprüfen. Dabei muss festgestellt werden, wo sich Optimierungspotenziale für Prozesse verbergen und welche Anforderungen an die mobile Unternehmenslösung gestellt werden.

Optimierungspotenziale aufdecken

Der erste Schritt zu einer mobilen Integrationslösung ist die Erfassung der Ist-Prozesse. Bei dieser Analyse sollte besonderes Augenmerk auf die Arbeitsweise eines mobilen Mitarbeiters gelegt werden. Dabei ist die Klärung folgender Punkte unabdingbar:

  • Wo und in welcher Form benötigt der Außendienstmitarbeiter seine Daten?

  • Welche Daten benötigt der Außendienstmitarbeiter?

  • Wie viele Aufträge bearbeitet ein Außendienstmitarbeiter durchschnittlich jeden Tag, beziehungsweise wie viele Serviceaufträge werden handschriftlich bearbeitet?

  • Wie lange dauert es, bis diese Aufträge im Backoffice nachbearbeitet und eingepflegt werden?

  • Wie viele Medienbrüche passieren die Auftragsdaten?

  • Wie viel Zeit vergeht von der Serviceberichterfassung bis zur Rechnungsstellung?

  • Wie oft passieren Fehler im Prozess, zum Beispiel aufgrund von unleserlichen Handschriften und ungenauen Berichten?

  • Wie viele Personen sind wie lange mit der Nachbearbeitung der Aufträge beschäftigt?

  • Wie ist das Verhältnis von Fahrtzeiten zu Arbeitszeiten? Kann dieses durch Tourenoptimierung reduziert werden? Wie viel Zeit geht verloren, indem sich die Außendienstmitarbeiter ihre Aufträge vor Ort in der Firmenzentrale abholen beziehungsweise die Auftragsberichte dort wieder abliefern müssen?

  • Wie hoch ist der Anteil der Überstunden an der Gesamtleistung der Servicetechniker?

  • Wie hoch ist der Lagerbestand auf den Technikerfahrzeugen? Kann durch verbesserte und frühere Information der Lagerbestand reduziert werden?

  • Wie hoch ist der Verwaltungsaufwand für Reisekostenabrechnungen?

  • Wie viel Zeit geht bei der Auftragsvergabe durch telefonische Absprachen mit den Außendienstmitarbeitern verloren?

  • Wie oft erfolgen Rücksprachen und Abstimmungen zwischen Außendienst und Zentrale um Einsatzdetails zu klären, die eventuell durch verbesserte Datenversorgung vermieden werden könnten?

  • Wie läuft eine Materialbestellung aus dem Materiallager durch den Techniker ab? Welcher Zeitaufwand ist damit verbunden?

  • Was kostet das Unternehmen diese Art der Auftragsbearbeitung?

Die Klärung dieser Fragen trägt wesentlich zu einer besseren Einschätzung bei, wo sich die Prozesse verbessern lassen, und schafft die Basis, um Ziele für die Umstellung auf eine mobile Unternehmenslösung festzulegen. Hierbei ergeben sich möglicherweise schon erste Ideen und Vorschläge, die sofort und ohne neue Technik umgesetzt werden können.