Easy Enterprise.i 3.5
Die Easy Software AG aus Müllheim an der Ruhr gilt laut aktuellen Marktanalysen wie etwa die zuvor erwähnte Raad-Studie als einer der führenden deutschen Software-Hersteller im Bereich DMS/ECM. Mit der Lösung "Easy Enterprise.i" adressiert das Unternehmen kleinere und mittelständische Unternehmen, die Windows verwenden, denn für alle Archivkomponenten ist dabei das Betriebssystem aus Redmond erforderlich. Unternehmen, die Wert auf Plattformunabhängigkeit, Skalierbarkeit und Lastverteilung legen, müssen auf das Java-basierende "Easy Enterprise.x" zurückgreifen, wobei ein Update von der i-Version zur x-Version des Easy-Enterprise-Systems laut Hersteller möglich ist.
Der zentrale Bestandteil des Enterprise.i-Systems ist das Archivsystem zur gesetzeskonformen und revisionssicheren Ablage von Dokumenten "Easy Archiv". Wie der Hersteller behauptet, kann diese Komponente Dokumente und Daten beliebiger Art speichern. Mit einem eingebauten Datei-Viewer sei das System in der Lage, über 200 Dateiformate wie etwa Grafik, Text, Kalkulationen oder CAD-Zeichnungen anzuzeigen, auch dann, wenn die entsprechenden Programme nicht auf dem Rechner installiert sind.
Besondere Features der Easy-Lösung
Mit einer integrierten Funktion zur File-Server-Archivierung können Dokumente, die auf einem File-Server liegen, serverseitig regelbasiert archiviert werden. Da dies im Hintergrund geschieht, sieht es laut Hersteller für den Anwender so aus, als ob das jeweilige Dokument nach wie vor auf dem Fileserver stehen würde. Dabei handelt es sich jedoch um eine Verknüpfungsdatei, die auf das eigentliche Dokument im Archiv verweist. Ein Treiber auf dem Windows-Client löst diesen Verweis auf und lädt die Datei automatisch.
Ein weiteres interessantes Feature der aktuellen Version 3.51 des Einstiegssystems von Easy Software ist die Client-Integration in das "Easy Logistics Center" (ELC). Damit wird es für Anwender möglich, die Recherche von lebenden und archivierten Dokumenten aus einer zentralen Oberfläche heraus und selbst aus dem eigenen Web-Portal heraus anzustoßen. Ein mitgelieferter Archiv-Web-Client versetzt Anwender zudem in die Lage, Mappen und Dokumenten verlinken sowie hierarchische Strukturen von Dokumenten ablegen zu können. Dadurch können Dokumente kontextbezogen zu bestimmten Projekten dargestellt und verwaltet werden.
Easy-System in drei Konfigurationen erhältlich
Das Easy Enterprise.i steht Interessierten in den drei Konfigurationen "Basic Server", "Advanced Server" und "Corporate Server" zur Verfügung. Die beschriebenen Features sind bereits in der Basisversion enthalten. Weitere zentralen Funktionen stellen dabei die Integration des Systems mittels eines Add-ins in die Office-Umgebung sowie ein Modul zur automatischen Archivierung von Druck-Spool-Dateien dar. Ebenfalls in dieser Version enthalten ist das "Easy CD/DVD Query", ein Werkzeug, das selektierte Archivbestände zusammen mit der Recherche-Software auf einem Datenträger brennt.
Die Advanced- und Corporate-Versionen unterstützen verschiedene Speicheroptionen wie optische Medien (zum Beispiel Worm-Mo) oder Jukeboxen. Die Integration der Easy-Lösung in ERP-Systeme wie zum Beispiel MySAP oder Microsoft Dynamics NAV sowie in Groupware-Anwendung wie Microsoft Exchange oder Lotus Notes / Domino ist mit dem Corporate-Server möglich. Je nach Bedarf kann das Easy Enterprise-DMS um zahlreiche funktionale Module erweitert werden.