Unternehmen benötigen eine digitale Strategie, die ihren Mitarbeitern die Arbeit wesentlich erleichtert. Eine zentrale Rolle spielt dabei die Digitalisierung von Workflows. Lernen Sie hier Konzepte kennen, die den Menschen in den Fokus nehmen.

Arbeitsmodelle der Zukunft

Warum hybride Arbeitsplätze mehr als nur ein Trend sind

28.05.2021
Das Zeitalter der Präsenzkultur neigt sich dem Ende zu. Die Zukunft der Arbeitswelt ist digital. Und hybrid. Was Unternehmen tun müssen, um Produktivität und Zufriedenheit ihrer Mitarbeiter auf einem hohen Niveau zu halten. Und was die 2-zu-3-Formel bedeutet.
Zwei Tage pro Woche im Home Office entspricht für Mitarbeitende einem geldwerten Vorteil von durchschnittlich 8 Prozent des Gehalts, haben Experten berechnet.
Zwei Tage pro Woche im Home Office entspricht für Mitarbeitende einem geldwerten Vorteil von durchschnittlich 8 Prozent des Gehalts, haben Experten berechnet.
Foto: DimaBerlin - shutterstock.com

Gut ein Jahr nach Beginn der weltweiten Corona-Krise stehen viele Organisationen kurz davor, den Notfallmodus wieder zu verlassen. Doch wohin führt der Weg? Wie sieht die neue Normalität in einer Arbeitswelt unter veränderten Vorzeichen aus?

Blicken wir auf die aktuelle Situation: In der Praxis hat sich gezeigt, dass traditionelle Annahmen und langlebige Meinungen über die Produktivität von Mitarbeitern und die Ausgestaltung der Arbeit im Angesicht vielversprechender digitaler Optionen an Gültigkeit verlieren. Sogar die in Deutschland offenbar "heilige Präsenzkultur" steht in zahlreichen Führungsetagen mittlerweile auf dem Prüfstand.

Die zentrale Frage für Unternehmensleitungen im Frühjahr 2021 lautet: Wie lässt sich das Beste aus beiden Arbeitswelten - aus Office und Home Office - zusammenführen? Oder mit anderen Worten: Wie sieht ein produktiver und zugleich motivierender Arbeitsplatz der Zukunft aus?

Von der Improvisation in den Normalzustand

Viele Unternehmen waren zum Sprung ins kalte Wasser gezwungen, mussten ihre Komfortzone verlassen, indem sie ihre Belegschaften von heute auf morgen, quasi ohne Vorwarnung aus dem Büro nach Hause schicken mussten. Doch nun kristallisiert sich das als kurzfristiges Provisorium geplante Szenario als ernstzunehmende Option für das neue Normal heraus: Der Siegeszug des mobilen Arbeitens hat die Wirtschaft nicht nur am Laufen gehalten, sondern in einigen Branchen neue Maßstäbe gesetzt.

So hat etwa der US-amerikanische Plattformanbieter ServiceNow seine mehr als 13.000 Mitarbeiter seit März 2020 vollständig remote arbeiten lassen. Mit Rekordergebnissen und einer Umsatzsteigerung von 31 Prozent in einem extrem schwierigen Geschäftsumfeld, wie Gina Mastantuono, CFO von ServiceNow, erklärt: "Ich dachte immer, dass persönliche Zusammenarbeit die Produktivität steigert. Die Pandemie hat meine Meinung geändert."

Eine aktuelle Umfrage der Plattform Upwork unter Personalverantwortlichen belegt die zunehmende Bedeutung von Remote Work. Demnach werden bereits Ende 2021 mehr als 25 Prozent der US-Amerikaner remote arbeiten. 94 Prozent aller Unternehmen gaben an, dass sie trotz (oder wegen Remote Work) ihre Produktivität beibehalten oder sogar verbessert hatten.

Auch in Deutschland gibt es vergleichbare Bestrebungen. Der Automobilhersteller Opel plant, die seit März 2020 geltenden Home-Office-Regeln in eine dauerhafte Lösung umzuwandeln. Die meisten der rund 15.000 Beschäftigten in Deutschland sollen bis zu zwei Drittel ihrer Arbeitszeit im Home Office erbringen können. Und 54 Prozent der deutschen Unternehmen erwarten eine dauerhafte Etablierung des Home Office.

Hybride Arbeitsplatzmodelle brauchen klare Richtlinien

Mobile und Remote Work haben in Krisenzeiten ihren Wert für Unternehmen bewiesen. Der Standford-Ökonom Nicholas Bloom rückt die Mitarbeiter ins Zentrum seiner Studien. Demnach möchten die meisten der befragten Beschäftigten im Durchschnitt gerne zwei Tage pro Woche von Zuhause aus arbeiten. Diesen erheblichen Vorteil beziffern die Mitarbeiter mit einem finanziellen Wert, der 8 Prozent ihres aktuellen Gehalts entspricht. "Wenn man die Produktivität betrachtet, ergibt sich eine Muster-Formel aus 2 zu 3 - zwei Tage im Home office und drei Tage im Büro. Das wollen die Mitarbeiter", erläutert Bloom.

Unternehmen müssen bei derartigen hybriden Modellen vor allem organisatorisch dafür sorgen, dass Meetings, Kundenveranstaltungen oder Präsentationen an den Office-Tagen stattfinden. Dafür braucht es nach Ansicht von Bloom klare und verbindliche Richtlinien für das Arbeiten von Zuhause, in der auch Auszeiten und Pausenzeiten klar und transparent geregelt sind.

Nach Auffassung von Robert Rosellen, Large Enterprise Lead Deutschland bei Service Now, müssen Arbeitgeber in dieser Post-Krisen-Phase vor allem eines: Gut zuhören, was die Mitarbeiter ihnen über aktuell verwendete Arbeitsprozesse und -tools zurückspielen. "Hieraus müssen Unternehmen lernen. Für uns gilt: Mitarbeiter first."

Nach Rosellens Überzeugung sind bei der konkreten Ausgestaltung hybrider Arbeitsplätze vor allem die Führungskräfte gefordert. "In der Meetingkultur lässt sich ganz sicher einiges verbessern. Meetingfreie Zeiten sind wichtig. Und das Büro vor Ort wird mehr eine Art Austauschplattform sein als ein Platz für ruhiges Arbeiten. Daraus wiederum ergeben sich neue Anforderungen an die Führungs- und Unternehmenskultur."

Die sich auch mit der Gefahr des Always-on beschäftigen muss. Rosellen dazu: "Konsequente Pausen können hier helfen, besonders an den Tagen im Home office. Keine Meetings vor 9 Uhr, sich Zeit für die Familie nehmen, vielleicht einen Sportblock am Nachmittag. Wir müssen unseren Mitarbeitern die Option geben, ihren Tag und Kalender selbst zu managen. Und wir müssen sie dazu ermutigen, auch einmal Nein zu sagen. Wenn wir von Menschen erwarten, dass sie agiler und flexibler arbeiten sollen, müssen wir ihnen dafür die besten Voraussetzungen bieten."

Wie Plattformen hybride Modelle pushen

Damit hybride Arbeitsplatzmodelle reibungslos funktionieren, sind digitale Lösungen gefragt, die effektives Remote Work ermöglicht und eine virtuelle Interaktion zwischen Mitarbeitern, Teams und Abteilungen nicht nur zulässt, sondern aktiv vorantreibt. Cloudbasierte Workflow-Plattformen wie etwa die Now Platform von Service Now verbinden auf intelligente Art und Weise die bereits bestehenden Systeme von Organisationen. Beispielsweise gestattet die Now Platform einen reibungslosen Onboarding-Prozess, wichtiger Bestandteil eines funktionierenden Workforce Managements.

ServiceNow hat inzwischen selbst mehr als 3.000 neue Mitarbeiter über digitales Onboarding einen reibungslosen Start ermöglicht. Dieser Workflow erlaubt es allen "Neuen", ohne Zeitverlust die volle Produktivität zu entfalten. Auch Robert Rosellen hat diese Erfahrung gemacht: "Sowohl Hiring als auch Onboarding-Prozess waren von einer enorm hohen Geschwindigkeit geprägt. Ich musste nie ein Papierdokument abgeben, alles lief reibungslos und hat mir gezeigt, wie wichtig gute Workflows sind, gerade dann, wenn man nicht im Office sein kann."

Das müssen Unternehmen in die Wege leiten

Um hybride Arbeitsplatzmodelle erfolgreich ausgestalten zu können, müssen Unternehmen neue, digitale Wege gehen. "Es ist enorm wichtig, als ganzes Unternehmen hier schneller und vor allem agiler zu werden", erklärt Robert Rosellen. "Das gilt übrigens für etablierte Organisationen im Besonderen. Geschwindigkeit und Flexibilität sind in einem immer schneller drehenden Marktumfeld Grundvoraussetzungen für wirtschaftlichen Erfolg. Aus meiner Sicht sollten Prozesse und Abläufe verbessert werden, ohne dabei den Blick zu sehr auf einzelne Applikationen zu werfen. Wenn Menschen abteilungsübergreifend zusammenarbeiten - und dazu müssen wir sie befähigen -, ist eine gemeinsame Datenbasis genauso wichtig wie sauber definierte digitale Workflows."

Je digitaler die Interaktion zwischen Unternehmen und ihren Belegschaften wird, umso wichtiger wird die richtige Gestaltung dieser Interaktion. Inzwischen weiß man, dass die Zufriedenheit und Loyalität der Mitarbeitenden maßgeblich von der digitalen Employee Experience abhängt. Wie CIOs deren Gestaltung methodisch angehen können, erfahren Sie hier.