Die Einführung von Voice over IP (VoIP) hat weit reichende Konsequenzen für die Unternehmens-IT. Im ersten Schritt führt die Implementierung zu konvergenten Netzwerken. Das heißt: Clients, Server sowie die Infrastrukturen von TK und IT werden auf der Basis eines gemeinsam betriebenen IP-Netzes zusammengeführt.

Im zweiten Schritt kann dann eine konvergente Kommunikation, sprich die Integration von TK-, Office- und Datendiensten, erreicht werden. Viele Untersuchungen zur Rentabilität zeigen jedoch, dass der Nutzer mit IP-Telefonie erst dann die Produktivität steigern kann, wenn integrierte und vereinheitlichte Arbeitsabläufe wie Unified Messaging, Collaboration, Conferencing, Click and Dial, virtuelles Call-Center, Extension Mobility oder Anwesenheitsanzeige implementiert werden.

Moderne IP-Telefonie-Systeme beruhen auf einer Softswitch-Architektur, die in deutlichem Gegensatz zu älteren Hybridlösungen steht. Bei Letzteren befindet sich die Intelligenz in einer zentralen, monolithischen TK-Anlage - auch Private Branch Exchange (PBX) genannt. Die IP-Fähigkeit wird durch Gateway-Einschübe hergestellt, die jeweils nur eine begrenzte Anzahl von IP-Clients (60 bis 240) an die PBX anschalten können.

Beim Softswitch, auch Call Agent, Gatekeeper oder Media Gateway Controller genannt, handelt es sich dagegen um eine auf Software basierende Switching-Plattform beziehungsweise TK-Anlage, die klassische Telefonnetze mit VoIP-Infrastrukturen verbindet. Softswitches folgen einem schlanken Server-Konzept, das auch im Sinn von Konvergenz gut in den allgemeinen Betrieb eines Server-Pools integrierbar ist. Manche Softswitches arbeiten mit einem proprietären Echtzeit-Betriebssystem wie zum Beispiel die von Nortel, andere auf Standardsystemen wie Linux, Unix oder seltener Windows 2000.