Aus Gründen der Budgetsicherheit empfiehlt sich unbedingt die Vereinbarung eines Festpreises. Praktiziert wird häufig eine Vergütung nach Aufwand. Doch davon ist dem Auftraggeber dringend abzuraten, weil der tatsächliche Aufwand den geplanten meist überschreitet. Im diesem Fall trüge der Auftraggeber das ganze Risiko, während es bei Festpreisprojekten auf Seiten des Auftragnehmers liegt.
3. Nicht vereinbarte Termine lassen sich auch nicht einklagen.
Mit der eigentlichen Realisierung des IT-Systems ist erst zu beginnen, nachdem der Leistungsumfang vertraglich festgelegt wurde, also wenn die zu erbringende Leistung präzise definiert und freigegeben ist. Das klingt wie eine Selbstverständlichkeit, wird aber häufig missachtet. Spätestens zu Beginn der Realisierung sollten die Vertragsparteien feste Termine vereinbaren - sowohl für die Fertigstellung als auch für einzelne Projektschritte. Diese Termine sind verbindlich und werden in einem Projektplan festgehalten. Nur so hat der Auftraggeber rechtlichen Möglichkeiten, gegen einen Verzögerung des Projekts vorzugehen.
4. Wer jede Phase einzeln definiert, behält den Überblick.
IT-Systeme werden häufig in Phasen oder "modular" eingeführt. Beispielsweise entsteht zunächst ein Prototyp, der Stufe für Stufe weiter ausgebaut wird. Idealerweise prüft der Auftraggeber jeden einzelnen Projektschritt und gibt ihn gesondert frei. Auf diese Weise bekommt das Vorhaben Struktur und gewinnt an Übersichtlichkeit. Dazu muss jedoch jede Phase einzeln definiert werden. Diese Vorgehensweise hat für den Auftraggeber - vor allem bei komplexen und langfristigen Vorhaben - einen entscheidenden Vorteil: Er ist in der Lage, den Projekterfolg laufend zu überwachen. Mit der Fertigstellung einer bestimmten Projektphase verbunden werden kann die Fälligkeit von Abschlagszahlungen. Doch auf keinen Fall sollte sich der Auftraggeber darauf einlassen, eine abgeschlossene Phase formal (teil-)abzunehmen. Das hat folgenden Grund: Die Verjährung seiner Mängelrechte für diese Phase würde bereits vor der Fertigstellung des Gesamtsystems beginnen.
5. Juristische Fallstricke lauern auch bei der Abnahme.