RPA-Studie

Robotic Process Automation wird zur Einstiegstechnologie

Manfred Bremmer beschäftigt sich mit (fast) allem, was in die Bereiche Mobile Computing und Communications hineinfällt. Bevorzugt nimmt er dabei mobile Lösungen, Betriebssysteme, Apps und Endgeräte unter die Lupe und überprüft sie auf ihre Business-Tauglichkeit. Bremmer interessiert sich für Gadgets aller Art und testet diese auch.
Eine aktuelle Studie von Reply zeigt: Robotic Process Automation (RPA) ist in den großen Unternehmen weitgehend angekommen, hat aber noch viel Entwicklungspotenzial. Der Grund: Geringe Auswirkungen auf das Budget und kurze Amortisationszeiten machen RPA zu einer Investition mit niedrigem Risiko.

Unternehmen, die Robotic Process Automation (RPA) nutzen, profitieren von mehr Effizienz, geringeren Kosten und einer schnellen Amortisierung ihrer Investitionen. Das ist das Resümee einer aktuellen Umfrage des IT-Dienstleisters Reply. Dabei, so ein weiteres Ergebnis der Studie, stehen viele Nutzer noch am Anfang und wollen ihre Aktivitäten sukzessive intensivieren. So schreiben rund 90 Prozent der Umfrageteilnehmer, die RPA-Lösungen bereits einsetzen oder an der Schwelle einer RPA-Implementierung stehen, ihnen eine große oder sogar sehr große Bedeutung zu; selbst für die Hälfte der RPA-Novizen hat das Thema eine hohe Relevanz.

RPA bringt nicht nur schnelle Ergebnisse, sondern bietet sich als Einstiegsmöglichkeit in die digitale Transformation an.
RPA bringt nicht nur schnelle Ergebnisse, sondern bietet sich als Einstiegsmöglichkeit in die digitale Transformation an.
Foto: Suwin - shutterstock.com

Im Rahmen der Studie wurden 59 Vertreter aus über 30 Unternehmen mit einem Umsatz von größtenteils über einer Milliarde Euro befragt - die Mehrheit davon (87 Prozent) kommt aus Europa), 60 Prozent aus der DACH-Region. Wie Stefan Gössel, Managing Partner bei Strategieberatung Leadvise Reply, berichtet, ist RPA seit vergangenem Jahr gerade in Deutschland stark im Kommen. So gebe es mittlerweile Dax-30-Unternehmen, die über 1000 Softwareroboter im Einsatz haben. Und wenngleich sich derzeit generell eher größere Unternehmen stärker mit dem Thema befassen, ist sich Gössel sicher, dass RPA in den nächsten Monaten auch in den Mittelstand geht.

Egal ob groß oder klein - das vorherrschende Interesse der Unternehmen an robotergestützter Automatisierung ist Gössel zufolge der Wunsch nach mehr Effizienz. Daneben erhofften sich viele Kunden durch den Einsatz von RPA auch qualifiziertere Aussagen, da die Ergebnisse etwa im Kundenservice messbar werden.

Effizientere Prozesse, niedrigere Kosten

Dies deckt sich weitgehend mit den Ergebnissen der Umfrage. Dieser zufolge versprechen sich die Initiatoren und Anwender - in der Regel Vertreter des Managements oder Abteilungsleiter - durch den Einsatz von Softwarerobotern vor allem eine insgesamt höhere Produktivität (90 Prozent), niedrigere Prozesskosten (83 Prozent) sowie eine steigende Qualität im Hinblick auf Prozesse (64 Prozent) und Datenverarbeitung (53 Prozent). Letzteres, so der Hinweis von Reply-Mann Gössel, sei wiederum eine Voraussetzung für den Einsatz von KI im Unternehmen. Als weitere Motive wurden die Entlastung der eigenen Mitarbeiter (47 Prozent), ein verbessertes Serviceangebot, aber auch zusätzliche Wertschöpfungsoptionen und Risikominderung angeführt.

Unternehmen erhoffen sich von RPA vor allem eine insgesamt höhere Produktivität, niedrigere Prozesskosten sowie eine steigende Qualität im Hinblick auf Prozesse und Datenverarbeitung.
Unternehmen erhoffen sich von RPA vor allem eine insgesamt höhere Produktivität, niedrigere Prozesskosten sowie eine steigende Qualität im Hinblick auf Prozesse und Datenverarbeitung.
Foto: Reply

Diese Vorteile kommen den Anwendern zufolge vor allem in den Bereichen Finanzen und Business Operations zum Tragen. Potenzielle Nutzer, die noch am Anfang stehen, erwarten sich jedoch auch einen konkreten Nutzen für ihre IT und den Service. Dabei geht es knapp der Hälfte der Befragten vor allem darum, den Anschluss an den Wettbewerb in der jeweiligen Branche zu halten. Ein weiteres Drittel sieht in RPA-Lösungen die Chance, handfeste Vorteile gegenüber der Konkurrenz zu generieren und damit Wettbewerber hinter sich zu lassen.

Einbindung in die Gesamtstrategie

Wichtig ist dabei nicht nur die praktische Umsetzung entsprechender Pläne und Projekte, sondern auch ihre Einordnung in den Gesamtrahmen des jeweiligen Unternehmens. Der Umfrage zufolge werden RPA-Lösungen zurzeit vor allem taktisch eingesetzt - 53 Prozent nutzen sie für die Automatisierung einzelner Prozesse. Um das gesamte Potenzial von RPA zu erschließen, bedarf es laut Reply jedoch einer Integration in die Unternehmens- bzw. Geschäftsstrategie - erst damit ließen sich viele der genannten Ziele erreichen. Dies ist bereits bei knapp 40 Prozent der Umfrageteilnehmer der Fall, die in RPA-Lösungen mehr als "nur" ein taktisches Instrument sehen.

Die Aussicht, zusätzliche Vorteile im Wettbewerb zu generieren, lässt RPA zu einer attraktiven Option werden. So plant die Mehrheit der Befragten, ihre aktuellen Budgets in den kommenden drei Jahren deutlich zu erhöhen - allerdings in einem übersichtlichen Rahmen bis zu 250.000 Euro (45 Prozent). Budgets über eine Million Euro sind laut Studie dagegen selten anzutreffen - hauptsächlich bei großen Unternehmen mit RPA-Erfahrung.

Dabei amortisieren sich die Projekte dem Vernehmen nach in relativ kurzer Zeit: Zwei Drittel der Unternehmen mit etablierten RPA-Lösungen gaben an, dass sich die Investitionen in RPA bereits innerhalb eines Jahres rentierten. Auch die Implementierungszeit ist laut Reply-Manager Gössel überschaubar. In einem aktuellen Use-Case sei ein Kunde vor der Entscheidung Near Shore oder RPA gestanden, berichtet er. Letztendlich habe er als Voraussetzung für den Auftrag an Reply die Auflage gemacht, dass die RPA-Lösung innerhalb von vier Wochen implementiert werde - was tatsächlich auch geschafft wurde.

"Die Herausforderung bei der Einführung einer RPA-Lösung ist es, die zu automatisierenden Prozesse vollständig zu definieren", erklärt Gössel. Dazu bedarf es eventuell eines Process Mining, um festzustellen, was abläuft. Häufig komme es dabei zu einer "Analyse-Paralyse", etwa, wenn sich herausstellt, dass es - wie in einem anderen realen Fall - von einem als einfach beschriebenen Prozess im Kundenservice 96 Varianten gebe. Ansonsten würden erfahrene Kunden einen neuen Softwareroboter in einem halben Tag einrichten, so Gössel. Dieser lasse sich dann beliebig per Knopfdruck replizieren, etwa für das Abarbeiten von Bestellungen bei Sonderaktionen.

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