Allen Konzepten gemein ist der Versuch, transparente und realitätsnahe IT-Kostenstrukturen zu schaffen. Sie können dazu genutzt werden, Zusammenhänge offen zu legen, kostentreibende Faktoren zu erkennen und erfolgreiche Vorgehensweisen in Best-Practices-Katalogen zu formulieren. Entscheidet sich ein Unternehmen für die Einführung eines bestimmten TCO- Modells, sollte dieses lediglich als Referenz angesehen werden. Nur wenn es an die eigenen Strukturen angepasst wird, lässt sich vermeiden, dass einzelne Faktoren eine falsche Gewichtung erfahren.
Zusammenfassend kann TCO als Werkzeug zur Kostenkontrolle und Optimierung von Infrastrukturen verstanden werden. Zur Berechnung und Analyse des durch die IT entstandenen Wertzuflusses für ein Unternehmen ist diese Methode allerdings nicht ausreichend, da sie vorrangig den Werteverzehr betont.
Soll im Vorfeld einer IT-Investition deren Nutzen und Rentabilität ermittelt werden, empfiehlt sich ergänzend eine Return-on-Investment (RoI)-Analyse. Damit gewonnene Zahlen dienen oft dazu, die Unternehmensleitung vom Sinn eines geplanten Projekts zu überzeugen - den Finanzchef eingeschlossen.
Der vordergründige Charme von RoI-Berechnungen liegt in ihren prägnanten Ergebnissen: Unterm Strich kommt eine griffige Prozentzahl heraus. Sie beschreibt das Verhältnis des erwarteten Mehrwerts zu den mit der Investition verbundenen Kosten. Wie es zu den Ergebnissen kommt, bleibt jedoch oft im Dunklen. Ausschlaggebend ist beispielsweise der Zeitraum, den die RoI-Berechnung abdeckt. Üblich sind hier drei Jahre, da IT-Komponenten danach häufig veraltet sind.
Zeitfaktor beeinflusst Ergebnis
Der über die drei Jahre errechnete Mehrwert für das Unternehmen darf nicht eins zu eins über den gesamten Zeitabschnitt einfließen. Er muss vielmehr um einen Abschlag (Discount-Rate) bereinigt werden, der sich daraus ergibt, dass der Betrag inflationsbedingt an Wert verliert, statt, bei einer Bank angelegt, eine Rendite abzuwerfen. Ein Zahlenbeispiel soll dies verdeutlichen: Erhofft sich ein Unternehmen pro Jahr einen Nutzen von 5000 Euro, so liegt dieser nach drei Jahren nicht bei 15000 Euro. Angenommen, die Discount-Rate beträgt zehn Prozent, ergibt sich stattdessen ein Wert von 12434 Euro. Er errechnet sich folgendermaßen: